En el mundo de los autónomos, gestionar las finanzas de manera eficiente es crucial para garantizar el éxito y la rentabilidad de su actividad. En este sentido, conocer las deducciones fiscales y los gastos deducibles en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) resulta fundamental para optimizar la carga fiscal y evitar sorpresas desagradables.
A continuación analizaremos los aspectos clave de las deducciones fiscales y su impacto en los autónomos, brindando una guía esencial para comprender su impacto y aprovechar al máximo las deducciones fiscales disponibles.
Qué son los gastos deducibles del IRPF
Empezando por lo básico, debemos saber que los gastos deducibles en el IRPF son aquellos que se pueden restar de los ingresos obtenidos por el autónomo, permitiendo calcular el beneficio de su actividad. Estos gastos deben estar reconocidos como tales en la normativa de Hacienda, ya que el organismo tiene una regulación específica al respecto.
Requisitos para que un gasto sea deducible
Hacienda establece ciertos requisitos para considerar un desembolso económico como gasto deducible. Estos criterios son:
– Los gastos deben estar relacionados con la actividad económica del autónomo y estar «afectos a la misma», tal como lo define Hacienda.
– Deben estar debidamente justificados con facturas, recibos o facturas simplificadas que incluyan los datos fiscales necesarios.
– Es necesario que los gastos estén debidamente registrados en los libros contables de gastos e inversiones del autónomo.
El primer requisito es especialmente relevante, ya que existen partidas de gasto en las que el autónomo debe demostrar que están relacionadas con su actividad profesional y no con su vida privada. Un ejemplo de ello es el caso de la vivienda propia utilizada para desarrollar la actividad, donde es necesario determinar el porcentaje del gasto que se puede atribuir a la actividad y diferenciarlo del gasto personal.
Es importante documentar y llevar un registro detallado de todos los gastos relacionados con la actividad, ya que en caso de inspección, contar con esta información facilitará la defensa ante Hacienda. No conviene abusar inflando los gastos, ya que en caso de inspección, esto puede tener consecuencias negativas.
Con respecto al segundo requisito, es recomendable solicitar factura en todas las situaciones posibles, especialmente en restaurantes, gasolineras, taxis o supermercados cuando las adquisiciones guarden relación con el negocio, ya que los tickets o facturas simplificadas no son deducibles, debido a que no permiten identificar de manera precisa al responsable del gasto.
Cuáles son los gastos deducibles en el IRPF
A continuación, presentamos una lista de los gastos más habituales que los autónomos deben considerar para su deducción en el IRPF, basada en la información proporcionada por Hacienda para el año 2023:
– Consumos de explotación: Incluye las compras de mercaderías, materias primas, combustibles, envases y material de oficina, entre otros, necesarios para el desarrollo de la actividad del autónomo.
– Sueldos y salarios: Incluye los pagos efectuados a los trabajadores, tales como sueldos, pagas extraordinarias, dietas, asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones.
– Cuota de autónomos: Se refiere a la cuota de seguridad social que el autónomo debe pagar como parte del ejercicio de su actividad económica. Esta cuota es deducible en la declaración del IRPF y no es necesario presentar factura, bastando con el extracto bancario que acredite el pago.
– Otros gastos de personal: Incluye los gastos relacionados con la formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios y contribuciones a planes de pensiones o previsión social empresarial.
– Arrendamientos y cánones: Comprende los gastos derivados de los alquileres, la asistencia técnica y las cuotas de arrendamiento financiero (leasing) de bienes amortizables.
– Reparaciones y conservación: Engloba los gastos necesarios para el mantenimiento, repuestos y adaptación de los bienes materiales utilizados en la actividad.
– Servicios de profesionales independientes: Engloba los honorarios abonados a profesionales como economistas, abogados, auditores, notarios, así como las comisiones de agentes comerciales o mediadores independientes.
– IVA soportado: Este gasto solo será deducible en el IRPF cuando no pueda ser desgravado a través de la declaración de IVA, aplicándose principalmente en actividades exentas de IVA o regímenes especiales.
– Gastos por dietas de manutención: Los autónomos pueden deducirse una cantidad diaria por concepto de dietas, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos por Hacienda en cuanto a la justificación y forma de pago.
– Otros servicios exteriores: Incluye los gastos asociados a la investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, así como los suministros de electricidad, agua, telefonía y otros gastos de oficina que no estén contemplados en los conceptos mencionados anteriormente.
– Amortizaciones: Se refiere al importe del deterioro o depreciación de las inversiones afectas a la actividad económica, calculadas de acuerdo con lo establecido en el impuesto de sociedades.
– Tributos fiscalmente deducibles: Se refiere a los impuestos y tasas que pueden ser deducidos en la declaración del IRPF, como el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y tasas.
– Gastos financieros: Incluye los intereses de préstamos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de pagos a Hacienda, entre otros.
– Suministros domésticos: Los autónomos que trabajen desde su vivienda y hayan notificado esta situación a Hacienda podrán deducir el 30% de los suministros de agua, luz, etc., correspondientes a la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad.
Otros gastos a tener en cuenta
Además de los gastos mencionados anteriormente, existen otros gastos deducibles que los autónomos deben considerar, tales como la adquisición de libros, la suscripción a revistas profesionales, los gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad, las cuotas de asociaciones empresariales y las primas de seguro de enfermedad para el autónomo, su cónyuge o hijos menores de 25 años que convivan en el domicilio familiar. Es importante destacar que existe un límite de 500 euros por persona en cuanto a la deducción de las primas de seguro de enfermedad.
También se deben tener en cuenta las provisiones deducibles y los gastos de difícil justificación, los cuales han experimentado un incremento en el 7% del rendimiento neto previo, con un límite anual de 2.000 euros para el año 2023.
Gastos del autónomo: deducciones «especiales»
Existen algunas partidas de gasto que son habituales entre los autónomos y presentan particularidades en cuanto a su deducibilidad. Estos gastos suelen generar dudas debido a los requisitos específicos para justificar su afectación a la actividad. Algunos de estos gastos son:
– Local u oficina, ya sea en alquiler o en vivienda propia.
– Vehículo y gastos asociados, como gasolina, mantenimiento y seguro.
– Teléfono móvil.
– Gastos de viaje y dietas, que incluyen comidas, cenas, billetes de avión y taxis.
– Gastos de vestuario.
En cada caso, es importante cumplir con los requisitos establecidos por Hacienda para justificar la afectación de estos gastos a la actividad.
Gastos deducibles sin factura
A diferencia de las normas del IVA, la normativa del IRPF es más permisiva en cuanto a los gastos deducibles que no requieren factura para su deducción. Algunos de estos gastos son:
– Pólizas de seguros.
– Salarios y seguros sociales.
– Cuota de autónomos.
– Gastos bancarios.
– Gastos de contratos mercantiles.
– Impuestos y tasas municipales.
Gastos fiscalmente no deducibles
Es importante tener en cuenta que algunos gastos no son deducibles en el IRPF. Algunas de las partidas de gasto que no se consideran deducibles son:
– Multas y sanciones.
– Donativos y liberalidades.
– Pérdidas del juego.
– Todo gasto realizado a través de personas o entidades que residan en paraísos fiscales.
– IVA soportado que es deducible a través de la declaración de IVA.
Conclusión
En conclusión, conocer los gastos deducibles en el IRPF es esencial para los autónomos, ya que les permite optimizar su carga fiscal y tener un mayor control sobre su rentabilidad. Siguiendo los requisitos establecidos por Hacienda y manteniendo un registro adecuado de los gastos, los autónomos pueden beneficiarse de las deducciones fiscales disponibles y mejorar su situación financiera.
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