Desde hace meses se viene hablando sobre Verifactu* y su estrecha relación con la nueva normativa antifraude en España. Y aunque para muchas personas el tema puede sonar lejano o técnico, lo cierto es que su impacto será directo en la forma en la que se emiten y gestionan las facturas.
Si todavía no has comenzado a prepararte, este es el momento. Homologa tus facturas, revisa tus procesos y asegúrate de que tu empresa cumple con los nuevos requisitos, porque el cambio ya está en marcha.
¿Qué es Veri*factu y por qué se vuelve obligatorio?
Veri*factu es el sistema que ha impulsado la Agencia Tributaria (AEAT) como parte de su estrategia para combatir el fraude fiscal. Su nombre viene de “verificación de facturas”, y su objetivo es claro: garantizar que todas las facturas emitidas por empresas y autónomos sean auténticas, íntegras e inalterables.
A través de este sistema, las facturas generadas deberán estar listas para ser remitidas a Hacienda casi en tiempo real, ya sea de forma automática o manual. Esto implica una trazabilidad total y una transparencia que, hasta ahora, no era exigida de forma tan directa en los procesos de facturación.
La Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, establece la obligatoriedad de usar un software que garantice estas condiciones técnicas. En otras palabras: el sistema que uses para facturar tendrá que estar homologado conforme a los requisitos de Veri*factu. Y si bien aún no se ha concretado la fecha definitiva de entrada en vigor obligatoria para todas las empresas, ya hay desarrollos en marcha que permiten ir adaptándose de forma progresiva.
¿A quién afecta esta nueva obligación?
No se trata solo de grandes compañías. La ley afecta a todas las personas físicas o jurídicas que desarrollen una actividad económica y estén obligadas a llevar libros de registro conforme a la normativa tributaria. Es decir: si eres autónomo o gestionas una pyme, esta ley también es para ti.
Y no basta con “tener un software de facturación”. Ese software debe cumplir con los criterios técnicos que marca la AEAT: inalterabilidad, trazabilidad, generación de un registro de eventos, y capacidad para conectarse con Hacienda a través de Veri*factu. No adaptarse puede implicar sanciones económicas importantes y dificultades operativas.
Freeme y su adaptación a Veri*factu
En este contexto, Freeme se posiciona como una herramienta especialmente útil. Aunque no es un software de contabilidad, sí es un programa de gestión que debe cumplir con la Ley Antifraude. Por ello, tendrá implementado el sistema Veri*factu para facilitar el cumplimiento normativo desde su entorno.
Esto es clave: Freeme facilitará la emisión de facturas conforme a Veri*factu, pero no sustituye a tu software contable. La gestión contable seguirá siendo necesaria, y debe mantenerse integrada con un software que también cumpla con la ley.
Para muchas personas usuarias de Freeme, esta distinción es importante. El hecho de que la herramienta implemente Veri*factu ayudará a simplificar procesos, pero no exime de contar con una solución contable adecuada. Es más bien una pieza adicional, una que puede marcar una gran diferencia a la hora de mantenerse al día con la legalidad sin fricciones.
¿Qué implica “homologar tus facturas”?
Uno de los conceptos que más se repite en este contexto es “homologa tus facturas”. ¿Qué significa realmente?
Homologar facturas implica asegurarse de que el sistema que estás usando para emitirlas cumple con los requisitos técnicos establecidos por la AEAT. Esto incluye, entre otros elementos:
- La imposibilidad de alterar o eliminar una factura ya emitida.
- La generación automática de un registro de eventos que refleje cualquier cambio o movimiento.
- La posibilidad de enviar esa factura a Hacienda a través de Veri*factu.
- La firma electrónica de cada factura para asegurar su integridad.
Esto quiere decir que, aunque estés usando un sistema propio o uno externo, tendrás que asegurarte de que ha sido actualizado o diseñado específicamente para cumplir con esta nueva regulación. En caso contrario, estarás en incumplimiento, aunque estés facturando regularmente.
Los riesgos de no adaptarse
Uno de los errores más comunes cuando se implementan nuevas regulaciones es pensar que «todavía hay tiempo». Pero cuando se trata de cambios técnicos, las adaptaciones pueden tardar semanas o incluso meses. Esperar al último momento puede traer consecuencias como:
- Multas y sanciones: La Ley Antifraude establece sanciones de hasta 50.000 € por el uso de software que no cumple con los requisitos de inalterabilidad o que permite manipular facturas.
- Pérdida de información: Si no haces una migración adecuada, puedes perder datos valiosos o encontrarte con incompatibilidades.
- Dificultades operativas: Los errores en la facturación pueden afectar tu relación con clientes, proveedores y Hacienda.
Por eso, más allá de una obligación legal, adaptarte a Veri*factu es también una forma de proteger tu negocio.
Cómo prepararte paso a paso
Aunque el cambio puede parecer complejo al principio, dar los pasos correctos puede ayudarte a implementar el sistema con mayor tranquilidad. Aquí te dejamos algunas recomendaciones prácticas:
- Revisa tu software actual: Verifica si el programa que utilizas para facturar está preparado para integrar Veri*factu o si necesitarás cambiarlo o complementarlo.
- Consulta con tu asesoría o gestoría: Ellos pueden ayudarte a entender cómo afecta la ley a tu situación concreta y qué soluciones se adaptan mejor a tu actividad.
- No descuides tu software contable: Recuerda que Freeme no lo sustituye. Necesitarás mantener una solución contable que también cumpla con la normativa.
- Solicita información oficial: Recurre a fuentes como la AEAT, o a desarrolladores que estén certificados o en proceso de homologación.
- Forma a tu equipo: Si tienes personas empleadas, asegúrate de que comprendan los nuevos procesos y sepan cómo usar correctamente las herramientas.
Un cambio que puede traer mejoras
Aunque las obligaciones legales pueden parecer un lastre, también es justo reconocer que muchas veces impulsan mejoras reales en la gestión empresarial. Con Veri*factu se gana transparencia, se evitan fraudes y se fortalecen los procesos de control. Además, contar con herramientas como Freeme que se adelantan a estos requerimientos es una ventaja competitiva.
Y aunque por ahora no se han compartido detalles sobre la funcionalidad específica de Freeme con Veri*factu, todo indica que será una implementación que ayudará mucho a las empresas a adaptarse sin fricciones innecesarias.
