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¿Has escuchado hablar del nuevo sistema Veri*Factu y te preguntas si afectará a tu forma de facturar en 2025? Con la entrada en vigor de las nuevas normativas antifraude, tanto autónomos como pequeñas y medianas empresas deberán adaptarse a este modelo que busca mayor transparencia y trazabilidad en la emisión de facturas. En este contexto, muchas personas se preguntan cómo integrarán esta obligación con sus herramientas actuales, especialmente si utilizan soluciones como Freeme.
En este artículo responderemos las preguntas más frecuentes sobre el software Verifactu, cómo afecta a distintos perfiles profesionales y qué aspectos conviene tener en cuenta antes de su plena aplicación.
¿Qué es Veri*Factu y por qué se ha creado?
Veri*Factu es una iniciativa de la Agencia Tributaria española que obliga a que los sistemas de facturación comuniquen automáticamente o estén preparados para enviar los registros de facturas emitidas. Su objetivo principal es prevenir el fraude fiscal, garantizando que la información sobre las ventas y servicios sea trazable, inalterable y verificable.
Esto significa que cada factura deberá tener un identificador único y un registro que impida modificaciones posteriores sin dejar rastro. De esta forma, Hacienda podrá verificar que los datos coinciden con los ingresos declarados y que no hay facturas eliminadas o alteradas.
¿Quién está obligado a cumplir con Veri*Factu?
Esta es una de las preguntas más repetidas, y también una de las más relevantes.
En principio, todas las personas y empresas que emitan facturas ya sean autónomos, pymes o grandes compañías deberán usar un software compatible con Veri*Factu.
Sin embargo, la forma de aplicación dependerá de cada caso. Por ejemplo:
- Los autónomos que emiten pocas facturas también deben adaptar su sistema, aunque utilicen plantillas simples o facturen manualmente.
- Las pymes con programas de gestión o ERP deberán asegurarse de que su software cumpla con los requisitos técnicos del sistema.
- Las empresas que utilizan plataformas de terceros, como Freeme, deberán confirmar que estas herramientas incorporen Veri*Factu en sus procesos.
En otras palabras, no se trata de un cambio opcional. La adaptación será obligatoria y afectará tanto al modo de emitir facturas como al control interno de los procesos administrativos.
¿Qué pasa con las facturas emitidas antes de Veri*Factu?
Una preocupación habitual entre autónomos y empresas es qué ocurrirá con las facturas emitidas antes de la entrada en vigor del sistema.
La respuesta es sencilla: las facturas antiguas seguirán siendo válidas, siempre que se hayan generado conforme a la normativa vigente en el momento de su emisión. No será necesario “migrarlas” al nuevo sistema.
Sin embargo, a partir de la fecha en que sea obligatorio, todas las facturas nuevas deberán generarse con software compatible con Veri*Factu. Es decir, aunque conserves tu histórico, no podrás seguir emitiendo facturas con herramientas que no cumplan con el nuevo formato.
¿Cómo funciona la validación de las facturas?
El corazón del sistema Veri*Factu es la validación de los registros de facturación. Cada factura deberá llevar un código que garantice su autenticidad, así como una firma electrónica o huella digital que impida su manipulación.
En la práctica, esto se traduce en que:
- Cada factura genera un registro inalterable.
- El software debe poder comunicar esos registros a la Agencia Tributaria (aunque el envío inmediato será opcional en algunos casos).
- En caso de inspección, Hacienda podrá verificar que no hay discrepancias entre las facturas emitidas y los ingresos declarados.
Esto implica un cambio importante: los programas de facturación deberán ser capaces de certificar cada registro sin que pueda modificarse después. Por eso, no todos los sistemas actuales serán válidos y será necesario actualizar o sustituir los que no cumplan los requisitos.
¿Qué herramientas se pueden usar para cumplir con Veri*Factu?
Aquí es donde muchos negocios comienzan a evaluar sus opciones. No todos los programas de facturación o gestión contable están preparados para Veri*Factu, por lo que conviene comprobarlo antes de que la obligación sea efectiva.
Podemos distinguir tres tipos de soluciones:
- Software contable completo, que ya integra módulos de facturación y se actualizará para cumplir con la normativa.
- Programas de gestión, como Freeme, que no son contables pero deberán incluir el sistema Veri*Factu en sus procesos.
- Aplicaciones de facturación independientes, útiles para autónomos o pequeños negocios, que deben obtener certificación para garantizar que generan registros válidos.
En cualquier caso, lo más importante será elegir herramientas que aseguren la integridad y trazabilidad de las facturas, independientemente de si se comunican de forma inmediata o diferida a la Agencia Tributaria.
¿Cómo se relaciona Freeme con Veri*Factu?
Freeme está desarrollando la integración con el sistema Veri*Factu para ofrecer una solución de gestión que cumpla con la normativa antifraude.
Esto significa que los usuarios podrán facturar desde Freeme con todas las garantías legales una vez que la funcionalidad esté completamente implementada. Sin embargo, es importante recordar que Freeme no sustituye al software contable.
Su función es la de una herramienta de gestión que permite organizar, emitir y administrar facturas, pero la contabilidad oficial seguirá dependiendo de programas específicos que gestionen asientos, balances y declaraciones.
En resumen, Freeme con Veri*Factu facilitará el cumplimiento de la normativa, pero no reemplazará las obligaciones contables de tu negocio.
¿Qué ventajas tendrá adaptarse a tiempo?
Aunque al principio pueda parecer un trámite más, adaptarse pronto a Veri*Factu tiene varios beneficios.
Por un lado, reducirá el riesgo de sanciones derivadas de no cumplir la ley antifraude. Por otro, permitirá mayor control y trazabilidad sobre los ingresos, lo que se traduce en una gestión más transparente y ordenada.
Además, quienes implementen el sistema desde el inicio estarán mejor posicionados cuando la obligación sea general. No habrá que realizar migraciones de urgencia ni perder tiempo en formaciones aceleradas.
También es previsible que, con el tiempo, las herramientas compatibles ofrezcan ventajas adicionales, como integración con plataformas de contabilidad, automatización de reportes o conexión con la Agencia Tributaria.
¿Cuándo entrará en vigor Veri*Factu?
El calendario definitivo aún está pendiente de completarse con las últimas resoluciones, pero la intención de la Agencia Tributaria es que el sistema sea plenamente aplicable en 2025.
Esto significa que tanto desarrolladores como empresas ya están trabajando en las adaptaciones necesarias. Por eso, es un buen momento para informarse, evaluar las herramientas disponibles y comenzar la transición antes de que sea obligatoria.
Conclusión: prepararse hoy es la mejor estrategia
Veri*Factu no es una simple actualización tecnológica, sino un nuevo modelo de control fiscal que cambiará la forma en que autónomos y pymes gestionan su facturación.
Contar con una herramienta de gestión como Freeme, preparada para implementar Veri*Factu y cumplir con la ley antifraude, será una ventaja significativa cuando la obligación sea plena. Aun así, no hay que olvidar que sigue siendo necesario disponer de un software contable complementario para llevar una gestión integral.
Informarse, planificar y adaptar los procesos desde ahora será clave para afrontar este cambio con tranquilidad y sin contratiempos.