¿Qué sanciones reales hay si no cumples con Veri*Factu?

Si eres autónomo o gestionas una pequeña empresa, seguramente has oído hablar de Veri*Factu y de la necesidad de utilizar un software Verifactu para emitir facturas conforme a la ley antifraude. Sin embargo, más allá de la teoría, muchos se preguntan: ¿qué sucede realmente si no cumplo con esta normativa? En este artículo exploraremos de forma clara las sanciones y consecuencias económicas que pueden derivarse de no aplicar Veri*Factu correctamente, con ejemplos prácticos y advertencias útiles para evitar problemas.

El objetivo no es alarmar, sino ofrecer una guía realista que ayude a profesionales y pymes a comprender la importancia de adaptarse a tiempo.

Multas económicas: la consecuencia más inmediata  

La sanción más conocida y directa de no cumplir con Veri*Factu son las multas económicas. Estas pueden variar dependiendo de la gravedad de la infracción y del tamaño del negocio.

Por ejemplo:

• Errores en la emisión de facturas: si una factura no cumple los requisitos de registro o no se integra correctamente en el sistema, Hacienda puede imponer multas que suelen oscilar entre 100 y 1.500 euros por factura. Para un autónomo con pocas facturas, esto puede ser un golpe importante, pero para una pyme que emite decenas o cientos de facturas, la cifra se multiplica rápidamente.
• Falta de comunicación de registros: no enviar o no disponer de los registros exigidos por Veri*Factu puede derivar en sanciones más severas, que en algunos casos superan los 3.000 euros por documento si se considera una infracción reiterada o intencionada.

Ejemplo práctico: un pequeño taller que emite 50 facturas al mes y tiene errores en la homologación de 5 de ellas podría enfrentarse a multas de hasta 7.500 euros anuales solo por ese concepto.

Recargos por regularización y ajustes contables

Otro aspecto menos visible, pero igualmente importante, son los recargos que se aplican al regularizar facturas o ingresos cuando se detecta que no se ha cumplido la normativa.

Cuando Hacienda identifica que ciertos documentos no cumplen con Veri*Factu:

1. Solicita la corrección o regularización de las facturas.
2. Aplica recargos sobre los impuestos derivados, que pueden ser del 5% al 20% dependiendo del tiempo transcurrido desde la emisión original y del tipo de error.

Esto significa que, incluso si el negocio decide corregir la situación voluntariamente, la acción puede generar costes adicionales.

Advertencia: los recargos se suman a la multa inicial y, en algunos casos, a intereses de demora si el periodo de regularización se prolonga.

Impacto en la contabilidad y obligaciones fiscales 

No cumplir con Veri*Factu también tiene consecuencias indirectas sobre la contabilidad y las obligaciones fiscales.

Algunas de ellas son:

• Desajustes contables: facturas que no se registran correctamente pueden generar discrepancias en los libros contables, afectando balances y declaraciones.
• Auditorías más rigurosas: empresas y autónomos con registros irregulares tienen más probabilidades de ser auditados. Esto implica tiempo, documentación adicional y posibles costes de asesoría externa.
• Problemas en deducciones fiscales: si las facturas no cumplen la normativa, Hacienda podría rechazar gastos o deducciones, lo que incrementa la carga fiscal.

Ejemplo: un autónomo que compra materiales para su actividad y no registra correctamente las facturas por errores en Veri*Factu podría ver negada la deducción de esos gastos, aumentando su cuota de IRPF o IVA.

Riesgo de sanciones graves por reincidencia

Las infracciones aisladas pueden resolverse con correcciones y pagos de multas. Sin embargo, la reincidencia agrava la situación.

Hacienda considera infracciones graves cuando:

• Se detectan errores repetidos en el registro de facturas.
• Hay intentos de ocultar documentos o manipular datos.
• No se realizan las correcciones a pesar de requerimientos formales.

En estos casos, las sanciones pueden superar los 6.000 euros por factura y, en casos extremos, incluso implicar acciones legales o responsabilidades penales para los responsables de la empresa.

Recomendación: mantener un registro ordenado y utilizar un sistema compatible desde el principio es la forma más segura de evitar este tipo de sanciones.

Consecuencias para autónomos y pequeñas empresas

Aunque las grandes empresas pueden absorber mejor las sanciones, para autónomos y pymes los impactos son más sensibles:

1. Económicos: una sola multa significativa puede representar un porcentaje importante de la facturación mensual.
2. Operativos: la necesidad de corregir facturas y registrar documentos de manera retroactiva consume tiempo que podría dedicarse a la actividad principal del negocio.
3. Reputacionales: clientes y proveedores pueden percibir falta de profesionalismo si se retrasan facturas o se generan errores constantes.

Ejemplo realista: un pequeño estudio de diseño con 10 clientes podría enfrentarse a multas y recargos de varios miles de euros si no adapta su sistema a Veri*Factu, además de perder horas valiosas revisando registros y corrigiendo errores.

Cómo minimizar riesgos y evitar sanciones

Cumplir con Veri*Factu no solo evita multas, sino que mejora la gestión del negocio y protege la tranquilidad de autónomos y responsables de pymes. Algunas medidas prácticas incluyen:

• Adoptar un software compatible: elegir un sistema que cumpla con todos los requisitos legales y mantenga un registro inalterable de facturas.
• Capacitación: dedicar tiempo a aprender cómo funciona Veri*Factu y cómo registrar correctamente cada documento.
• Revisión periódica: verificar que los registros y facturas emitidas estén correctamente homologados y archivados.
• Asesoría profesional: contar con un gestor o asesor contable que supervise la implementación y resuelva dudas sobre la normativa.

Tip: la inversión en un buen software y asesoramiento suele ser mucho menor que el coste de una sanción grave, especialmente para negocios pequeños.

Conclusión: las sanciones existen y conviene tomarlas en serio  

No cumplir con Veri*Factu no es simplemente un error administrativo; tiene consecuencias económicas, fiscales y operativas que pueden afectar significativamente a autónomos y pequeñas empresas.

Desde multas directas y recargos hasta auditorías más estrictas y pérdida de deducciones fiscales, los riesgos son reales y cuantificables. La mejor estrategia es adaptarse a tiempo, utilizar un software certificado y mantener un control estricto de todos los registros de facturación.

Tomar estas precauciones no solo evita sanciones, sino que también aporta tranquilidad, orden y seguridad legal, algo imprescindible en la gestión diaria de cualquier negocio, sin importar su tamaño.