Veri*Factu en la práctica: paso a paso para aplicarlo mes a mes

octubre 17, 2025 - Contabilidad

Gestionar la facturación y la documentación contable puede ser una tarea que demande tiempo y atención constante. Herramientas modernas han llegado para simplificar este proceso, y una de ellas es el software Verifactu, que permite llevar un control preciso de facturas, comprobantes y registros fiscales. Usarlo correctamente cada mes no solo ayuda a mantener la contabilidad en orden, sino que también aporta tranquilidad frente a auditorías y obligaciones fiscales.

A continuación, te explicamos cómo implementar Veri*Factu paso a paso para aprovecharlo al máximo en tu rutina mensual.

1. Preparación antes de iniciar

Antes de comenzar a trabajar con Veri*Factu cada mes, es fundamental realizar una preparación adecuada. Esto incluye organizar toda la documentación relevante, como facturas emitidas y recibidas, recibos de proveedores, nóminas y comprobantes de gastos. Tener esta información centralizada evita retrasos y errores al momento de ingresar los datos en el sistema.

También es recomendable revisar que la versión del software esté actualizada. Los proveedores suelen lanzar actualizaciones que incluyen mejoras de seguridad, funcionalidades adicionales y compatibilidad con cambios fiscales recientes. Mantener el software al día garantiza que los procesos sean más fluidos y seguros.

2. Configuración inicial del mes

El primer paso dentro del mes es configurar Veri*Factu para reflejar correctamente el periodo contable. Esto incluye:

Establecer el mes y año que se va a procesar.
Verificar que los datos de la empresa, como razón social, RFC y datos de contacto, estén correctos.
Revisar las cuentas contables y las categorías de gastos, asegurándose de que coincidan con la estructura contable de la empresa.

Una configuración inicial precisa evita inconsistencias a lo largo del mes y facilita la generación de reportes y balances.

3. Registro de facturas emitidas

Uno de los elementos principales del software es la gestión de facturas emitidas. En este paso, se deben ingresar todas las facturas que la empresa ha emitido durante el mes. Algunas recomendaciones para esta etapa son:

Ingresar cada factura con datos completos, incluyendo cliente, fecha de emisión, conceptos y montos.
Adjuntar archivos digitales de las facturas en formato PDF o XML, si el software lo permite.
Verificar que los totales coincidan con los registros contables y bancarios.

Llevar un registro detallado asegura que la contabilidad sea confiable y que no se omita ninguna transacción importante.

4. Registro de facturas recibidas

De manera similar, las facturas recibidas deben registrarse cuidadosamente. Esto permite llevar un control sobre los gastos y facilita la deducción de impuestos. Los pasos clave incluyen:

Registrar cada factura con los datos del proveedor y la fecha de recepción.
Categorizar los gastos según la naturaleza del servicio o producto recibido.
Revisar que los montos correspondan con los comprobantes físicos o electrónicos.

Una vez ingresadas todas las facturas, el software permitirá generar reportes automáticos que faciliten la conciliación contable y el análisis de gastos.

5. Gestión de notas de crédito y ajustes

Durante el mes, es común que surjan devoluciones, ajustes o errores en facturas que requieran notas de crédito. Veri*Factu facilita la incorporación de estos movimientos para mantener la contabilidad precisa.

Registrar las notas de crédito inmediatamente al recibirlas.
Asociarlas con las facturas originales para que queden vinculadas correctamente.
Verificar que los ajustes impacten de manera correcta en los reportes mensuales.

El manejo adecuado de estos ajustes evita inconsistencias y garantiza que los estados financieros reflejen la realidad de la empresa.

6. Conciliación bancaria

Una parte esencial del cierre mensual es la conciliación bancaria, que asegura que los registros contables coincidan con los movimientos reales en las cuentas. Veri*Factu permite importar los estados de cuenta y compararlos con las facturas y recibos ingresados.

Revisa cada transacción y asegúrate de que esté registrada en el sistema.
Identifica diferencias o transacciones pendientes de registro.
Ajusta los datos en caso de errores o retrasos en la contabilización.

Este paso es crucial para mantener la contabilidad confiable y para detectar posibles problemas financieros a tiempo.

7. Generación de reportes y análisis

Una de las ventajas de usar Veri*Factu es la posibilidad de generar reportes detallados de manera automática. Entre los más útiles para el cierre mensual se encuentran:

Reportes de facturas emitidas y recibidas.
Estados de cuentas y conciliaciones.
Resúmenes de impuestos a pagar y deducibles.
Análisis de gastos por categoría o proveedor.

Estos reportes permiten tener una visión clara del desempeño financiero y preparar la información necesaria para declaraciones fiscales, auditorías o decisiones estratégicas.

8. Revisión y cierre del mes

Antes de finalizar el mes, es importante realizar una revisión exhaustiva de toda la información ingresada. Esto incluye:

Verificar que todas las facturas y notas de crédito estén registradas correctamente.
Confirmar que los balances y reportes reflejen la realidad financiera.
Revisar posibles errores o inconsistencias que puedan afectar el cierre contable.

Una vez realizada la revisión, se puede proceder al cierre del mes dentro del software, asegurando que toda la información quede protegida y lista para el siguiente periodo.

9. Respaldo y almacenamiento seguro

Aunque Veri*Factu ofrece almacenamiento digital seguro, siempre es recomendable realizar respaldos adicionales. Esto garantiza que, ante cualquier eventualidad, la información esté disponible y pueda recuperarse sin inconvenientes.

Guardar copias en servidores seguros o en dispositivos externos.
Revisar periódicamente la integridad de los archivos respaldados.
Mantener un sistema de organización que facilite la recuperación de información cuando sea necesario.

El respaldo constante es una práctica que reduce riesgos y aporta tranquilidad a quienes gestionan la contabilidad.

10. Integración con otras herramientas contables

Finalmente, para maximizar la eficiencia, es conveniente aprovechar la integración de Veri*Factu con otras herramientas contables y de gestión. Esto permite que los datos fluyan automáticamente entre diferentes sistemas, evitando duplicidad y errores.

Vincular el software con sistemas de facturación, nómina o ERP.
Automatizar la generación de reportes consolidando información de distintas áreas.
Revisar periódicamente la sincronización de datos para mantener consistencia.

La integración fortalece la gestión contable y optimiza el tiempo de quienes administran la información financiera.

Conclusión

Aplicar Veri*Factu mes a mes es mucho más que un procedimiento técnico: es una práctica que aporta orden, eficiencia y seguridad a la gestión contable. Desde la preparación inicial hasta la generación de reportes y el respaldo de información, cada paso contribuye a una contabilidad más confiable y organizada.

Al seguir un proceso estructurado y aprovechar todas las funcionalidades del software, profesionales y empresas pueden dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más tiempo a la toma de decisiones estratégicas. En un entorno donde la precisión y la eficiencia son clave, tener un sistema confiable para gestionar facturación y registros fiscales es una inversión que vale la pena.

¿Qué sanciones reales hay si no cumples con Veri*Factu?

septiembre 19, 2025 - Asesorías

Si eres autónomo o gestionas una pequeña empresa, seguramente has oído hablar de Veri*Factu y de la necesidad de utilizar un software Verifactu para emitir facturas conforme a la ley antifraude. Sin embargo, más allá de la teoría, muchos se preguntan: ¿qué sucede realmente si no cumplo con esta normativa? En este artículo exploraremos de forma clara las sanciones y consecuencias económicas que pueden derivarse de no aplicar Veri*Factu correctamente, con ejemplos prácticos y advertencias útiles para evitar problemas.

El objetivo no es alarmar, sino ofrecer una guía realista que ayude a profesionales y pymes a comprender la importancia de adaptarse a tiempo.

Multas económicas: la consecuencia más inmediata

La sanción más conocida y directa de no cumplir con Veri*Factu son las multas económicas. Estas pueden variar dependiendo de la gravedad de la infracción y del tamaño del negocio.

Por ejemplo:

Errores en la emisión de facturas: si una factura no cumple los requisitos de registro o no se integra correctamente en el sistema, Hacienda puede imponer multas que suelen oscilar entre 100 y 1.500 euros por factura. Para un autónomo con pocas facturas, esto puede ser un golpe importante, pero para una pyme que emite decenas o cientos de facturas, la cifra se multiplica rápidamente.
Falta de comunicación de registros: no enviar o no disponer de los registros exigidos por Veri*Factu puede derivar en sanciones más severas, que en algunos casos superan los 3.000 euros por documento si se considera una infracción reiterada o intencionada.

Ejemplo práctico: un pequeño taller que emite 50 facturas al mes y tiene errores en la homologación de 5 de ellas podría enfrentarse a multas de hasta 7.500 euros anuales solo por ese concepto.

Recargos por regularización y ajustes contables

Otro aspecto menos visible, pero igualmente importante, son los recargos que se aplican al regularizar facturas o ingresos cuando se detecta que no se ha cumplido la normativa.

Cuando Hacienda identifica que ciertos documentos no cumplen con Veri*Factu:

Solicita la corrección o regularización de las facturas.
Aplica recargos sobre los impuestos derivados, que pueden ser del 5% al 20% dependiendo del tiempo transcurrido desde la emisión original y del tipo de error.

Esto significa que, incluso si el negocio decide corregir la situación voluntariamente, la acción puede generar costes adicionales.

Advertencia: los recargos se suman a la multa inicial y, en algunos casos, a intereses de demora si el periodo de regularización se prolonga.

Impacto en la contabilidad y obligaciones fiscales

No cumplir con Veri*Factu también tiene consecuencias indirectas sobre la contabilidad y las obligaciones fiscales.

Algunas de ellas son:

Desajustes contables: facturas que no se registran correctamente pueden generar discrepancias en los libros contables, afectando balances y declaraciones.
Auditorías más rigurosas: empresas y autónomos con registros irregulares tienen más probabilidades de ser auditados. Esto implica tiempo, documentación adicional y posibles costes de asesoría externa.
Problemas en deducciones fiscales: si las facturas no cumplen la normativa, Hacienda podría rechazar gastos o deducciones, lo que incrementa la carga fiscal.

Ejemplo: un autónomo que compra materiales para su actividad y no registra correctamente las facturas por errores en Veri*Factu podría ver negada la deducción de esos gastos, aumentando su cuota de IRPF o IVA.

Riesgo de sanciones graves por reincidencia

Las infracciones aisladas pueden resolverse con correcciones y pagos de multas. Sin embargo, la reincidencia agrava la situación.

Hacienda considera infracciones graves cuando:

Se detectan errores repetidos en el registro de facturas.
Hay intentos de ocultar documentos o manipular datos.
No se realizan las correcciones a pesar de requerimientos formales.

En estos casos, las sanciones pueden superar los 6.000 euros por factura y, en casos extremos, incluso implicar acciones legales o responsabilidades penales para los responsables de la empresa.

Recomendación: mantener un registro ordenado y utilizar un sistema compatible desde el principio es la forma más segura de evitar este tipo de sanciones.

Consecuencias para autónomos y pequeñas empresas

Aunque las grandes empresas pueden absorber mejor las sanciones, para autónomos y pymes los impactos son más sensibles:

Económicos: una sola multa significativa puede representar un porcentaje importante de la facturación mensual.
Operativos: la necesidad de corregir facturas y registrar documentos de manera retroactiva consume tiempo que podría dedicarse a la actividad principal del negocio.
Reputacionales: clientes y proveedores pueden percibir falta de profesionalismo si se retrasan facturas o se generan errores constantes.

Ejemplo realista: un pequeño estudio de diseño con 10 clientes podría enfrentarse a multas y recargos de varios miles de euros si no adapta su sistema a Veri*Factu, además de perder horas valiosas revisando registros y corrigiendo errores.

Cómo minimizar riesgos y evitar sanciones

Cumplir con Veri*Factu no solo evita multas, sino que mejora la gestión del negocio y protege la tranquilidad de autónomos y responsables de pymes. Algunas medidas prácticas incluyen:

Adoptar un software compatible: elegir un sistema que cumpla con todos los requisitos legales y mantenga un registro inalterable de facturas.
Capacitación: dedicar tiempo a aprender cómo funciona Veri*Factu y cómo registrar correctamente cada documento.
Revisión periódica: verificar que los registros y facturas emitidas estén correctamente homologados y archivados.
Asesoría profesional: contar con un gestor o asesor contable que supervise la implementación y resuelva dudas sobre la normativa.

Tip: la inversión en un buen software y asesoramiento suele ser mucho menor que el coste de una sanción grave, especialmente para negocios pequeños.

Conclusión: las sanciones existen y conviene tomarlas en serio

No cumplir con Veri*Factu no es simplemente un error administrativo; tiene consecuencias económicas, fiscales y operativas que pueden afectar significativamente a autónomos y pequeñas empresas.

Desde multas directas y recargos hasta auditorías más estrictas y pérdida de deducciones fiscales, los riesgos son reales y cuantificables. La mejor estrategia es adaptarse a tiempo, utilizar un software certificado y mantener un control estricto de todos los registros de facturación.

Tomar estas precauciones no solo evita sanciones, sino que también aporta tranquilidad, orden y seguridad legal, algo imprescindible en la gestión diaria de cualquier negocio, sin importar su tamaño.

Veri*factu para autónomos: ¿Por qué no puedes esperar a julio de 2026?

julio 25, 2025 - Veri*factu

Si trabajas por cuenta propia, ya sabes que entre gestiones, clientes, pagos y declaraciones… el día a día nunca da tregua. Y ahora, con la entrada obligatoria de Verifactu*, parece que hay una nueva casilla en tu lista de “cosas que no puedes dejar para después”. Pero aquí va una advertencia honesta y sin rodeos: esperar a julio de 2026 para actuar puede ser el mayor error de tu vida fiscal.

Hoy más que nunca, necesitas una solución que se adapte a ti. Una herramienta que te facilite la vida sin complicarte con tecnicismos. Algo como una APP para autónomos que te acompañe sin sustituir la labor de tu asesoría, y que cumpla con lo que exige la Agencia Tributaria.

En ese sentido, freeme puede convertirse en un aliado valioso aunque, cuidado: no es un software contable. Aun usándolo, seguirás necesitando quien lleve tus impuestos al día. Pero como programa de gestión, tendrá que cumplir con la Ley Antifraude y, por ello, integrará Verifactu*.

¿Y tú? ¿Estás ya pensando cómo prepararte? Ojo: no se trata de entrar en pánico, sino de entender el cambio y anticiparte con inteligencia.

**¿Qué es exactamente Verifactu* y por qué te afecta como autónomo?**

Verifactu* es un nuevo sistema diseñado por la Agencia Tributaria para garantizar la trazabilidad, integridad y autenticidad de las facturas emitidas por cualquier profesional o empresa. Su objetivo es sencillo: evitar que se manipulen los datos después de su emisión y fomentar la transparencia en las operaciones económicas.

Y sí, te afecta directamente como autónomo. Porque aunque factures poco, aunque lo hagas a través de una app sencilla o incluso desde plantillas en Word, si estás usando un programa informático, ese sistema tendrá que cumplir las condiciones impuestas por la ley.

A partir de julio de 2025, los desarrolladores de software deben tener sus programas adaptados. Y tú, como persona usuaria, deberás estar utilizando un sistema conforme a la Ley Antifraude antes de julio de 2026. Ni más, ni menos.

¿Qué pasa si esperas demasiado?

El error más común entre profesionales autónomos es pensar: “ya me lo dirá mi asesoría cuando llegue el momento” o “eso será como lo de la factura electrónica: se pospondrá”. Pero aquí la cosa va en serio.

Estos son algunos de los riesgos reales de no actuar con tiempo:

Multas económicas por uso de software no homologado: desde los 50.000 € en adelante, dependiendo del volumen de negocio y si se detecta reincidencia.
Facturas inválidas: si tu sistema no cumple, Hacienda podría considerar que tus facturas no son válidas, con lo que eso implica en devoluciones de IVA o deducciones rechazadas.
Pérdida de tiempo (y dinero) en el último momento: intentar adaptarte de golpe en junio de 2026 puede ser más caro, más estresante y menos efectivo.
Impacto en tu relación con asesorías o software: muchos despachos empezarán a exigir sistemas compatibles para seguir prestando servicio con garantías.

¿De verdad quieres vivir esa carrera contra el reloj cuando podrías resolverlo con calma desde ahora?

Freeme: un ejemplo de soluciones útiles (pero no milagrosas)

Entre las opciones que han empezado a llamar la atención, freeme destaca como una solución pensada para facilitar la vida de autónomos y pequeñas empresas. Su enfoque es claro: simplicidad, gestión ordenada, sin pretensiones de ser una herramienta fiscal ni contable.

Lo importante es entender que freeme es una APP para autónomos, pero no sustituye tu contabilidad. Y aunque tendrá implementado Verifactu*, sigue siendo necesario contar con tu software contable ya sea a través de una asesoría o una plataforma fiscal especializada para cumplir con todas las obligaciones.

Entonces, ¿por qué vale la pena considerarla?
Porque puede ayudarte a:

Gestionar facturas de forma sencilla y compatible con la normativa.
Tener orden desde el origen, lo que te ahorra dolores de cabeza al cierre.
Asegurar que lo que emites es íntegro, seguro y trazable, tal como exige la Ley Antifraude.

Pero insistimos: no es una solución total, sino parte de un ecosistema más amplio que debe incluir asesoría, control financiero y cultura de cumplimiento.

¿Cómo saber si estás usando un sistema válido?

Una de las grandes dudas que tienen los autónomos ahora mismo es: ¿cómo sé si lo que uso sirve o no para cumplir la ley?

Aquí te dejamos un pequeño checklist para hacerte una idea rápida:

✅ ¿Tu programa impide modificar o eliminar una factura una vez emitida?
✅ ¿El sistema garantiza la trazabilidad de cada movimiento o cambio?
✅ ¿Incluye una forma de enviar las facturas a Hacienda si así se requiere?
✅ ¿Está certificado o en proceso de certificación bajo la Ley Antifraude?

Si alguna de estas respuestas es “no” o “no lo sé”, necesitas revisar tu sistema cuanto antes. Y si trabajas con plantillas manuales, aún más.

El cambio no tiene que ser traumático (si empiezas ahora)

Adaptarte a Verifactu* no tiene por qué ser complicado, costoso o estresante. Lo que sí necesita es tiempo, buena información y decisiones bien tomadas.

Aquí algunos pasos realistas y humanos para empezar:

Habla con quien te lleva la contabilidad: si tienes asesoría, pregunta si están preparados para Verifactu* y qué herramientas recomiendan.
Evalúa tu herramienta actual: ¿es viable seguir con ella? ¿Planea adaptarse a tiempo?
Prueba alternativas como freeme: si estás empezando o buscando un sistema fácil, considera apps pensadas para autónomos que ya están en proceso de adaptación.
No esperes al cierre del año: cuanto antes empieces, más natural será la transición.
Pide ayuda si lo necesitas: no estás solo. Hay asesores, comunidades de autónomos y plataformas que pueden orientarte paso a paso.

Esto no va de ser experto en normativas. Va de cuidar tu trabajo.

Al final, Verifactu* no es un castigo ni un obstáculo. Es una herramienta más en el proceso de modernización de tu actividad. Y aunque al principio puede dar respeto, la realidad es que digitalizar y asegurar tus facturas es también cuidar tu negocio.

Porque cuando todo está en orden desde el principio, duermes mejor. Trabajas con más confianza. Y puedes dedicar tu tiempo a lo que verdaderamente importa: hacer crecer tu proyecto.

Conclusión: actuar ahora es libertad, no presión

Julio de 2026 parece lejano, pero el proceso de adaptación comienza mucho antes. Si esperas al final, todo será más difícil, más caro y más confuso. Pero si empiezas hoy, puedes elegir tu camino, tu herramienta, tu ritmo.

No te obsesiones con saberlo todo, pero no te desconectes.
No necesitas ser contable ni experta en legislación fiscal para empezar a moverte. Solo necesitas información clara, herramientas adecuadas y alguien que te oriente.

Y si además tienes una APP para autónomos que te acompaña con empatía y funcionalidad (como freeme), mejor que mejor.