¿Cómo asegurarse de que la digitalización de facturas y tickets cumple con los requisitos de Hacienda? Para muchas empresas y profesionales, la necesidad de eliminar el papel y optimizar la gestión documental es evidente, pero la elección del software adecuado puede marcar la diferencia entre cumplir con la normativa o enfrentarse a problemas fiscales.
Si buscas una solución fiable, una APP para autónomos y empresas es la mejor opción para digitalizar tus documentos de forma sencilla y certificada. A continuación, te explicamos los aspectos clave que debes considerar para elegir el mejor software de digitalización certificada.
1. Certificación homologada por la Agencia Tributaria
Para que la digitalización de facturas y tickets tenga validez legal, el software que elijas debe estar homologado por la Agencia Tributaria. Esto significa que las imágenes capturadas por la aplicación serán consideradas como originales, eliminando la necesidad de conservar el documento físico.
Verifica que el software cumpla con la normativa de digitalización certificada y que ofrezca una garantía de integridad y autenticidad de los documentos.
2. Generación de documentos con valor legal
No basta con escanear o fotografiar facturas y tickets. La solución de digitalización certificada debe garantizar que el archivo generado sea inalterable y mantenga su validez legal en caso de inspección.
Esto se logra mediante técnicas como la firma electrónica y el sellado de tiempo, asegurando que la información contenida no ha sido modificada después de su captura.
3. Integración con herramientas de gestión contable y fiscal
Un buen software de digitalización debe permitirte exportar los documentos digitalizados e integrarlos con tu sistema de contabilidad o con la plataforma que utilice tu asesoría. La compatibilidad con programas de facturación y ERPs simplifica la gestión documental y reduce el tiempo de administración.
Asegúrate de que la aplicación permite la exportación de archivos en formatos compatibles y que cuenta con integraciones con servicios fiscales y contables.
4. Seguridad y protección de datos
El almacenamiento seguro de la información es fundamental para evitar pérdidas o accesos no autorizados. Un software de digitalización certificada debe ofrecer:
- Almacenamiento en la nube con acceso restringido.
- Copias de seguridad automáticas para evitar la pérdida de documentos.
- Cumplimiento de la normativa GDPR para la protección de datos personales y fiscales.
5. Facilidad de uso y automatización
Una herramienta eficaz debe ser intuitiva y sencilla de utilizar, tanto para autónomos como para equipos de trabajo en empresas. Características como el escaneo automático de datos, la clasificación inteligente de documentos y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) facilitan enormemente el proceso de digitalización.
Busca una app que permita capturar tickets y facturas de forma rápida, sin necesidad de realizar ajustes manuales constantes.
6. Acceso desde cualquier dispositivo
Contar con una app móvil es clave para la digitalización sobre la marcha. Poder digitalizar tickets y facturas desde el teléfono o la tableta sin depender de un escáner físico agiliza la gestión y evita acumulaciones de documentos pendientes.
Además, el acceso a los archivos desde diferentes dispositivos permite consultar y gestionar documentos en cualquier momento y lugar.
7. Actualizaciones y soporte técnico
Las normativas fiscales pueden cambiar, por lo que es fundamental elegir una solución que ofrezca actualizaciones periódicas y un soporte técnico eficiente en caso de dudas o problemas técnicos.
Un buen software debe mantener la conformidad con la legislación vigente y brindar asistencia en caso de incidencias.
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