El ERP empresarial ha cambiado considerablemente la manera en la que se conectan los distintos departamentos de una misma empresa. Su agilidad en el flujo informativo, aunada a importantes mejoras de los procesos, lo convierte en una herramienta muy importante. Implementar un ERP en una organización es, hoy en día, una gran decisión.
¿Qué es un ERP?
Un ERP es un sistema que se integra en una empresa para hacer que todos los departamentos y áreas funcionen bajo un solo esquema de flujo de información. Tiene muchos otros beneficios que llevan a un mismo resultado: mejorar el rendimiento de la empresa.
El ERP es aprovechado en la empresa para hacer que todo fluya de una manera óptima; para que se puedan tomar decisiones importantes con la información en la mano. También sirve para que la sistematización asegure una mejor solución tanto para los trabajadores de la compañía como los clientes y proveedores.
Entre las ventajas del Enterprise Resource Planning (ERP), está la adaptación del sistema a las necesidades cambiantes de la empresa, evitar errores achacables a los humanos y la sistematización de todos los procesos y flujos informativos. Un ERP puede evitar las duplicidades en los procesos y ofrece seguridad informativa para prevenir que los delincuentes entren. Favorece una mejor operación general, un mayor involucramiento de los proveedores y, por supuesto, de los clientes.
Con todos estos beneficios, la integración de esta herramienta en la empresa es crucial para la efectividad y rentabilidad.
¿Cómo integrar un ERP en mi organización?
Una vez que hemos entendido cómo puede beneficiar un ERP a nuestra organización, nos toca implementarlo bien. Te vamos a explicar cómo conseguirlo de una manera ágil.
- Primer paso: Identificar los fabricantes de ERP del mercado. Analiza todas las opciones que brindan. También las ventajas, inconvenientes y requisitos de su programa para implementarlo en tu organización. Analiza tus necesidades y decántate por el ERP que te dé mejores garantías y flexibilidad para lo que requieres.
- Segundo paso: Fija un calendario con el proveedor del sistema. En este calendario, debe haber plazos, responsables, procesos definidos, garantías y compromisos a cumplir por ambas partes. También, define los procesos de autorización de cada etapa de implementación para agilizar la instalación.
- Tercer paso: Elige a una o varias personas (pocas) de tu organización para asesorar y ayudar a integrar efectivamente el ERP. Este responsable será el enlace de tus empleados e incluso de ti mismo con la empresa proveedora. Guiará a todos en el, a veces, difícil proceso de desarrollar nuevas formas de trabajo. También monitorizará los procesos y resultados para, poco a poco, minimizar y resolver errores.
¿Quiénes están involucrados en la implementación?
Las personas que deben participar en el desarrollo e integración de un sistema ERP pueden ser tanto internas como externas a la empresa.
- Director de la integración: Es el responsable último y quien se encarga de supervisar y tomar decisiones acerca del proceso de implementación del sistema. Es una persona externa.
- Jefe de proyecto: Es el responsable de que la integración sea un éxito y no haya fallos. Define la metodología a seguir. Es una persona externa.
- Consultores: Se encargan de la ingeniería de procesos. Son externos.
- Patrocinador: Es el propietario de la empresa o gerente. Toma decisiones internas.
- Líderes de proyecto: Son los responsables de facilitar los recursos de cada área al patrocinador y a los externos.
- Empleados: Son los activos en el cambio, quienes ejercen el desarrollo en la práctica.
Desarrollar e integrar un ERP en una empresa no es una tarea sencilla. No obstante, hoy, la herramienta es más necesaria que nunca. Con el involucramiento del equipo interno y la designación de responsables externos, el resultado debe ser óptimo para lograr beneficios lo antes posible. Valdrá la pena.
