Sanciones actualizadas por incumplimiento de VeriFactu

La entrada en vigor del nuevo modelo de facturación VERI*FACTU ha puesto en alerta a miles de negocios en España. Y no es para menos: con la llegada de sistemas certificados como verifactu, también han llegado nuevas obligaciones y, por supuesto, nuevas sanciones. Aunque el objetivo de la normativa es fomentar la transparencia y reducir la evasión fiscal, para muchas personas emprendedoras y responsables de empresas el tema genera inquietud. No solo por la adaptación tecnológica, sino también por el temor a cometer un error y acabar con una multa inesperada.

En este artículo te explicamos de forma clara, humana y práctica cuáles son las sanciones actualizadas por incumplimiento del sistema VeriFactu, por qué existen, cómo evitarlas y qué se espera en los próximos meses.

¿Por qué existen sanciones y qué se busca con ellas?  

A veces hablar de sanciones puede sonar a castigo, pero no es la lógica detrás de esta normativa. La esencia de VeriFactu es crear un sistema de facturación más transparente, menos manipulable y totalmente trazable. Al digitalizar de forma obligatoria el registro de facturas y estandarizar cómo deben generarse, se busca frenar prácticas como el borrado de tickets o la alteración de ingresos.

Las sanciones, en ese sentido, funcionan como un recordatorio claro de que el sistema debe cumplirse. No están diseñadas para “cazar” despistes mínimos, sino para asegurar que todas las empresas operen con el mismo nivel de integridad. Aun así, es normal sentir presión: cualquier norma nueva conlleva un proceso de adaptación y una curva de aprendizaje.

Principales obligaciones bajo el sistema VeriFactu  

Antes de hablar directamente de sanciones, es necesario comprender qué exige la normativa. Estos son los puntos clave:

• Uso obligatorio de software de facturación certificado, que cumpla con los requisitos técnicos establecidos por la AEAT para VERI*FACTU
• Cada factura debe generarse con un registro inalterable, incluyendo controles de integridad y huellas digitales.
• Envío automático o automático-manual de los registros a la Agencia Tributaria, dependiendo del tipo de VeriFactu elegido.
• Prohibición de usar herramientas que permitan modificar, borrar o alterar facturas ya emitidas.
• Mantenimiento del historial de facturación completo y accesible durante el tiempo establecido por ley.

Con estas bases claras, entender las sanciones es mucho más fácil: la mayoría están relacionadas directamente con romper alguno de estos puntos.

Sanciones por usar software no certificado  

Esta es una de las infracciones más graves y más vigiladas. Utilizar un programa que no cumpla con las especificaciones técnicas oficiales implica una sanción importante.

• Multa de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal.
• La sanción aplica tanto a quienes usen software no certificado como a quienes lo comercialicen.

Es especialmente severa porque se considera que el uso de herramientas no homologadas facilita la alteración de datos contables. Si una empresa duda sobre su software, lo más recomendable es solicitar al proveedor la certificación o adaptarse rápidamente a otro sistema.

Sanciones por manipular registros o alterar facturas  

Aquí no hay flexibilidad. La normativa es tajante: cualquier acción que busque modificar una factura ya emitida o eliminar información de forma deliberada se considera una infracción grave.

Ejemplos de acciones sancionables:

• Cambiar el importe de una factura después de su emisión.
• Borrar facturas para encubrir ingresos.
• Emitir “dobles series” no declaradas.
• Manipular las huellas digitales o los sistemas de registro.

La sanción establecida es:

• Multas desde 1.000 € hasta 150.000 €, dependiendo del número de registros afectados y si se demuestra intencionalidad.

Aunque la cifras puedan parecer duras, la lógica es evitar fraudes sistemáticos o la creación de “cajas paralelas”. Las empresas que utilicen software certificado y sigan el procedimiento no deberían tener problemas.

Sanciones por no enviar la información a la Agencia Tributaria  

Si la empresa elige usar la modalidad VeriFactu con envío automático, el sistema lo hará por sí mismo. Pero en el caso de configuraciones que permiten un envío manual o semiautomático, no hacerlo puede considerarse un incumplimiento.

Las sanciones por no remitir los registros son:

• Multas de hasta 10.000 € por cada ejercicio en el que no se envíen datos obligatorios.

Lo positivo es que la mayoría de proveedores de software incluirán recordatorios o automatizaciones para evitar justamente estos olvidos.

Sanciones por errores en la integridad de los datos  

Aunque no haya mala intención, si el sistema detecta que los registros no cumplen con los estándares de integridad por ejemplo, si se altera la cadena hash o se pierde información también puede haber sanción.

• Multas desde 150 € hasta 6.000 €, dependiendo de cuántos registros estén afectados.

Esta es la típica situación en la que una empresa puede recibir una sanción por fallos técnicos. Por eso es crucial contar con un buen soporte técnico y elegir software confiable.

¿Habrá un periodo de gracia o adaptación?  

Aunque la normativa es firme, normalmente Hacienda considera un tiempo razonable para que las empresas se adapten. En el caso de VeriFactu, se espera un periodo inicial donde se priorice la corrección antes que la sanción inmediata, especialmente para PYMEs que están migrando sus procesos poco a poco.

Aun así, no se ha comunicado oficialmente un periodo de “tolerancia cero”, por lo que conviene adelantarse y no esperar al último día.

Cómo evitar sanciones de forma práctica  

Más allá del marco legal, lo más efectivo es adoptar una rutina sencilla y sostenible. Aquí tienes recomendaciones que sí funcionan en el día a día:

1. Elegir un software certificado y con soporte local  

No todos los programas se adaptan igual de bien a los cambios legales. Lo ideal es contar con uno que actualice sus módulos automáticamente.

2. No generar facturas fuera del sistema  

Aunque sea tentador hacer una factura “manual”, puede ocasionar inconsistencias graves.

3. Revisar los reportes mensuales  

La coherencia entre ingresos, facturas y movimientos contables es clave para evitar sorpresas.

4. No tocar lo que ya está emitido  

Si hay un error en una factura, lo correcto es emitir una factura rectificativa, nunca alterar la original.

5. Mantener copias de seguridad  

Los fallos técnicos ocurren, pero si hay respaldo, las sanciones pueden evitarse.

6. Capacitar al equipo  

Que todas las personas del departamento administrativo entiendan el sistema evita errores involuntarios.

¿Qué podemos esperar en los próximos meses?  

La implementación de VeriFactu sigue avanzando y, como toda nueva tecnología regulada, irá acompañada de ajustes continuos. Es probable que se publiquen nuevas guías, ampliaciones y modificaciones que aclaren dudas comunes.

También se espera un fortalecimiento en la comunicación entre software y Agencia Tributaria, lo que hará el proceso más automático y reducirá errores humanos.

Lo importante es tomar la normativa como una oportunidad para profesionalizar la gestión de facturación y no como una traba. Con las herramientas correctas, la transición no tiene por qué ser un dolor de cabeza.

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