La digitalización no se detiene y, en el ámbito de la facturación, las normativas cada vez son más estrictas. Para muchas personas que trabajan por cuenta propia y para empresas, el calendario de la adopción de VeriFactu representa un reto y, al mismo tiempo, una oportunidad para avanzar hacia una gestión más ordenada y transparente. Es en esta situación donde contar con una aplicación gratis para autónomos y empresas que acompañe este proceso puede marcar la diferencia entre llegar con el tiempo justo o adelantarse con tranquilidad.

Los plazos que marcan la diferencia  

La Agencia Tributaria ha definido fechas concretas para la entrada en vigor de VeriFactu:

• 26 de enero de 2025 para empresas.
• 26 de julio de 2025 para autónomos.

Aun así, lo más relevante es que el 1 de enero ya debe estar en marcha el nuevo sistema. Eso significa que queda menos de 100 días para adaptarse, probar las herramientas y trabajar con el sistema en condiciones reales. Empezar cuanto antes es clave para llegar a tiempo.

Por qué es importante hablar de plazos?  

El calendario de la administración tributaria no es un simple formalismo: define el margen real de tiempo que negocios y profesionales tienen para adaptarse. Ignorar o retrasar este proceso no solo implica el riesgo de sanciones, también significa perder la oportunidad de beneficiarse de sistemas que, aunque impuestos por la normativa, terminan aportando eficiencia y seguridad.

En el caso de VeriFactu, los plazos no deben interpretarse como una fecha límite para “correr a última hora”. La clave está en comprenderlos como hitos que nos ayudan a planificar la transición con orden, reduciendo la ansiedad y asegurando que el cambio se implemente sin tropiezos.

VeriFactu en el marco de la ley antifraude  

El origen de VeriFactu se encuentra en la Ley Antifraude aprobada en España, cuyo objetivo principal es garantizar que la facturación de autónomos y empresas sea transparente, inalterable y accesible para la Agencia Tributaria en tiempo real.

Esto significa que, más allá de ser una obligación legal, VeriFactu redefine cómo se gestionan las facturas: ya no se trata únicamente de emitir documentos de venta, sino de asegurar que estos se integren en un sistema que blinda contra manipulaciones y fomenta la confianza.

Comprender esta base legal es fundamental para entender por qué los plazos son tan estrictos y qué riesgos conlleva no cumplirlos.

Calendario de implementación: lo que debes saber  

Aunque pueda parecer que los plazos llegan de repente, en realidad han sido anunciados con cierta anticipación para permitir que los negocios se preparen. El calendario se ha estructurado en fases que buscan dar margen a la adaptación progresiva.

Fase inicial: Preparación técnica  

En esta primera etapa, se espera que los desarrolladores de software, gestores y profesionales empiecen a adaptar sus herramientas a los requerimientos de VeriFactu. Es un tiempo para probar, ajustar y garantizar que los sistemas cumplen con las especificaciones.

Fase de adopción temprana: Prueba y adaptación  

Algunas empresas y profesionales podrán comenzar a implementar VeriFactu de manera anticipada, lo que no solo les permitirá familiarizarse con el sistema, sino también evitar la saturación de última hora. Este periodo es recomendable para quienes buscan llegar al plazo final con la seguridad de haber testeado previamente la herramienta.

Plazo definitivo: Obligación total  

La fecha límite representa el momento en que todos los contribuyentes obligados deberán tener sus sistemas de facturación adaptados a VeriFactu. A partir de aquí, trabajar con programas que no cumplan la normativa no será una opción y puede dar lugar a sanciones.

Los riesgos de dejarlo para el final  

La procrastinación es un comportamiento habitual cuando se trata de cambios normativos. Sin embargo, en el caso de VeriFactu, dejarlo para el último momento puede ser especialmente problemático.

Entre los principales riesgos se encuentran:

• Saturación de proveedores. Cuanto más cerca de la fecha límite, más difícil será encontrar soporte rápido y de calidad.
• Errores en la implementación. Los cambios apresurados suelen traer fallos técnicos que, en este caso, pueden tener consecuencias fiscales.
• Sanciones económicas. No cumplir con la normativa en tiempo puede derivar en multas, que suelen ser más costosas que la adaptación temprana.
• Pérdida de confianza. Clientes y proveedores valoran la seriedad, y no contar con sistemas adaptados puede generar dudas sobre la gestión del negocio.

Cómo planificar la transición  

La mejor manera de abordar un cambio como este es dividir el proceso en pasos sencillos y asumibles:

1. Informarse. Comprender qué es VeriFactu, a quién aplica y qué implica en la práctica.
2. Evaluar el software actual. Revisar si las herramientas que se utilizan hoy están preparadas para integrar la normativa.
3. Definir un calendario propio. Anticiparse a la fecha límite estableciendo metas internas más tempranas.
4. Capacitación. Formar al equipo para que el uso de la nueva herramienta no genere resistencia ni errores.
5. Pruebas y ajustes. Implementar con tiempo permite identificar fallos y solucionarlos sin la presión de una fecha inminente.

Consejos prácticos para no quedarse atrás  

• Empieza ya. Incluso si la fecha definitiva parece lejana, comenzar cuanto antes reduce riesgos.
• Habla con tu proveedor de software. Asegúrate de que tu herramienta actual se está preparando para cumplir con la normativa.
• Busca apoyo especializado. Contar con asesoría puede marcar la diferencia entre una transición caótica y un cambio fluido.
• Comunica al equipo. Explica qué es VeriFactu y cómo impactará en su trabajo diario para evitar incertidumbre.

Conclusión: los plazos como aliados  

Los plazos de implementación de VeriFactu no son solo una línea roja marcada en el calendario: son una guía que permite a los negocios organizarse y avanzar hacia un modelo más moderno y transparente.

Cumplir con ellos no es únicamente cuestión de evitar sanciones, es una forma de situarse en una posición de ventaja, con procesos más claros y fiables.

La adopción de VeriFactu es un recordatorio de que la digitalización sigue avanzando y que, tarde o temprano, todos debemos adaptarnos. La diferencia la marca el cuándo y el cómo: quienes lo hagan con tiempo no solo cumplirán con la normativa, también aprovecharán la oportunidad de modernizar su gestión y ganar tranquilidad.

Llevar al día la contabilidad no debería ser una batalla trimestral. Para quienes gestionan un despacho contable, el final de cada trimestre suele convertirse en una carrera contrarreloj: clientes que envían todos sus tickets y facturas en el último momento, documentos desorganizados, recibos borrosos, y un volumen de trabajo que se multiplica de forma innecesaria. Afortunadamente, con el uso de herramientas adecuadas y pequeños cambios en la dinámica diaria, este ciclo puede transformarse en un flujo mucho más ordenado y predecible.

En este contexto, contar con una app para autónomos y empresas que permita digitalizar y enviar comprobantes de manera progresiva se ha vuelto una solución clave para quienes asesoran fiscalmente. Pero más allá de la tecnología, lo que realmente marca la diferencia es un cambio de hábito tanto para el asesor como para la persona o empresa asesorada.

El gran enemigo: la acumulación  

No es ningún secreto que la acumulación de documentos fiscales genera caos. En el caso de un despacho contable, ese caos impacta directamente en la calidad del servicio. Cuando los clientes entregan todo su material al cierre del trimestre, el margen de tiempo para revisar, validar, clasificar y contabilizar es mínimo. Aumentan los errores, se pierden deducciones importantes, y lo peor: se genera una experiencia estresante tanto para quien entrega como para quien recibe.

Al mismo tiempo, esta dinámica dificulta ofrecer un asesoramiento más estratégico. Si los datos llegan tarde, el margen para corregir desviaciones, prever pagos o identificar oportunidades fiscales desaparece. Se termina haciendo una contabilidad reactiva, no preventiva.

El cambio empieza en lo cotidiano  

Para cortar con esa rutina, no se necesita una transformación radical, sino una evolución progresiva. Lo primero es asumir que digitalizar y compartir facturas y tickets no tiene por qué hacerse de golpe. De hecho, lo ideal es que no sea así.

El flujo ideal comienza en el momento mismo en que se recibe o emite un comprobante. Si el cliente puede, desde su móvil, tomar una foto del ticket de gasolina o escanear una factura de proveedor y enviarla en ese mismo instante, el proceso contable avanza a la par del negocio. Nada se pierde, todo queda ordenado y disponible cuando se necesita.

Pero esto requiere facilitarle esa tarea a la persona usuaria. Aquí es donde entran en juego las soluciones tecnológicas que permiten capturar, clasificar y enviar comprobantes en tiempo real o con la frecuencia que cada quien prefiera. Para el despacho, contar con una herramienta de este tipo no es solo una comodidad: es una inversión en eficiencia y tranquilidad.

¿Cómo ayuda una app para autónomos y empresas?  

Imaginemos un escenario común: una persona autónoma que ofrece servicios técnicos y, en una semana cualquiera, acumula facturas de proveedores, tickets de gasolina, pagos de software y otros gastos operativos. En vez de guardarlo todo en una carpeta física o en el carrete del móvil (para luego perderlo o enviarlo mal escaneado), abre una app en su teléfono, saca una foto del ticket, lo etiqueta como “transporte”, y lo sube al sistema. Listo. Sin más.

Desde el lado del despacho contable, esta app permite acceder a los documentos en tiempo real, organizarlos por categoría, cliente o fecha, y preparar las declaraciones con una base mucho más sólida y actualizada. Además, se reduce notablemente el trabajo manual de clasificación y se minimizan los errores humanos derivados del trabajo contrarreloj.

Las mejores aplicaciones para este propósito no solo almacenan los documentos, sino que también permiten integrarse con softwares de contabilidad, extraer datos automáticamente (OCR), alertar si falta información crítica, y generar reportes. En otras palabras: convierten la recolección de documentos en una parte integrada y automatizada del servicio contable.

Ventajas para el despacho contable  

Adoptar este enfoque trae beneficios concretos que se notan desde el primer trimestre. Algunas de las mejoras más visibles incluyen:

• Reducción del estrés en cierres fiscales: Ya no se acumulan documentos a última hora. Se trabaja con lo recibido de forma constante.
• Más tiempo para asesorar: Con datos disponibles en tiempo real, es más fácil ayudar a los clientes a tomar decisiones informadas.
• Disminución de errores y olvidos: Al enviar los comprobantes en el momento, se evita que los clientes pierdan tickets importantes o los presenten ilegibles.
• Mayor profesionalismo: El despacho proyecta una imagen más moderna, digital y cercana a las necesidades reales de quienes asesora.
• Escalabilidad: Con una mejor organización interna, es más fácil asumir nuevos clientes sin sobrecargar al equipo.

Lo humano detrás del cambio  

Este cambio en la forma de trabajar no solo se trata de tecnología. Se trata de personas. De construir una relación más colaborativa y fluida entre el despacho y quienes contratan sus servicios. Cuando el proceso de gestión documental se vuelve sencillo, amigable y frecuente, se crea una dinámica de confianza mutua. No hay que perseguir a nadie, no hay que correr detrás de las fechas. Todo fluye.

Y para lograr esto, la clave está en la comunicación. Explicar a cada persona cómo beneficiarse de este nuevo método, acompañarla en los primeros pasos, resolver dudas y estar presente. No todas las personas están familiarizadas con las herramientas digitales, y muchas necesitan apoyo para integrar nuevos hábitos.

Pero vale la pena. Porque cuando el cliente siente que tiene el control de su contabilidad sin que eso implique dedicarle horas, se compromete más con el proceso. Y eso, al final, se nota en la calidad del trabajo del despacho.

Cómo implementar esta dinámica paso a paso  

Si estás pensando en adoptar este modelo en tu despacho contable, aquí va una hoja de ruta sencilla para empezar:

1. Elige una herramienta adecuada: Busca una app para autónomos y empresas que sea intuitiva, funcional y segura.
2. Informa a tu clientela: Explica los beneficios, muestra ejemplos y ofrece una guía clara de uso.
3. Acompaña el proceso: Durante el primer mes, haz seguimiento cercano. Responde dudas, da feedback positivo, y ajusta según las necesidades.
4. Establece una frecuencia mínima: Anima a las personas usuarias a subir documentos semanal o quincenalmente, según su ritmo de actividad.
5. Integra con tu sistema contable: Asegúrate de que los documentos recibidos pueden ser procesados fácilmente desde tu software principal.

Un despacho más ordenado, una clientela más feliz  

La gestión contable no tiene que ser una tarea pesada ni para quien la hace ni para quien la contrata. Con pequeños cambios, es posible transformar una rutina estresante en un proceso ágil, ordenado y hasta gratificante. Lo importante es entender que no se trata solo de digitalizar, sino de acompañar a las personas en ese paso.

Incorporar una app para autónomos y empresas no solo mejora el día a día del despacho contable, sino que fortalece la relación con la clientela, previene errores costosos y abre la puerta a un servicio más personalizado y estratégico.¿Listo para dejar atrás las montañas de tickets trimestrales? Es momento de dar ese paso hacia una contabilidad sin acumulaciones. Tu despacho, y tus clientes, lo agradecerán.

¿Es suficiente escanear un código QR para gestionar correctamente las facturas? Con la entrada en vigor de Verifactu y las nuevas regulaciones en la homologación de facturas, muchas empresas piensan que podrán dejar de registrar las facturas cuando se implementen los QR a gran escala. Sin embargo esto  no es así, y en este artículo te explicamos el porqué.

Próximamente, el sistema Verifactu será implementado en España, y muchos autónomos y empresas se preguntan si el código QR en las facturas finalmente evitará la necesidad de capturar o digitalizar los datos de los documentos de manera manual. Sin embargo, aunque el uso de QR puede facilitar ciertos procesos, no reemplaza la captura completa de datos que ofrece una solución de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). De hecho, incluso en la actualidad, los QR solo están presentes en las facturas emitidas en el País Vasco, lo que significa que su adopción aún no es generalizada.

A continuación, exploramos por qué la digitalización total de las facturas sigue siendo una necesidad.

¿Qué es Verifactu y cuál es su relación con los QR?  

Verifactu es el nuevo sistema de facturación promovido por la Agencia Tributaria en España, que busca garantizar la trazabilidad y autenticidad de las facturas electrónicas. Como parte de esta iniciativa, muchas facturas incluyen códigos QR que permiten acceder a ciertos datos fiscales de manera ágil.

No obstante, estos QR están diseñados principalmente para la verificación y validación de la información, no para la captura integral de los datos fiscales y contables. Esto significa que, si bien pueden ser útiles para ciertos procesos, no reemplazan las funcionalidades avanzadas que ofrece una solución OCR.

OCR: La clave para una captura completa de datos  

El OCR es una tecnología que permite digitalizar documentos y extraer información relevante de manera automática. A diferencia de los códigos QR, que solo proporcionan un acceso limitado a los datos, el OCR analiza la totalidad del documento y extrae información esencial como:

• Nombre y NIF del emisor y receptor.
• Fecha de emisión y vencimiento.
• Conceptos detallados de la factura.
• Impuestos aplicados.
• Totales y desglose de importes.

Este nivel de detalle es crucial para garantizar una contabilidad precisa, el cumplimiento normativo y para cumplir con la ley antifraude. Si bien el plazo inicial para adaptar los sistemas a la ley antifraude fue julio, la fecha se ha movido, lo que proporciona más tiempo para adaptarse a los nuevos requisitos, pero es fundamental tener en cuenta que la digitalización total de las facturas es indispensable para cumplir con la normativa.

Limitaciones del QR frente a OCR  

A pesar de que los códigos QR ofrecen rapidez y simplicidad, presentan limitaciones importantes en la homologación de facturas y la gestión documental. Entre ellas se encuentran:

• Datos incompletos: Los QR proporcionan información básica, pero no incluyen todos los detalles necesarios para una correcta gestión fiscal y contable.
• Dependencia de acceso a internet: Para leer un QR y acceder a los datos enlazados, es necesario contar con conexión a internet, lo que puede ser una barrera en ciertos entornos.
• No almacena documentos: Mientras que un sistema OCR digitaliza y almacena las facturas en una base de datos, el QR solo permite acceder a la información momentáneamente.
• Limitado para auditorías: En los procesos de auditoría o verificación contable, contar con documentos digitalizados y estructurados es esencial. Un QR no proporciona esta capacidad.

OCR + Verifactu: Una combinación necesaria  

En lugar de ver los QR como una solución única, lo ideal es combinarlos con tecnologías OCR para obtener una gestión documental completa. Al hacerlo, se pueden aprovechar las ventajas de ambas herramientas, como:

• Automatización del registro de facturas.
• Eliminación de errores manuales en la introducción de datos.
• Acceso rápido a la información fiscal para el cumplimiento normativo.
• Integración con software de contabilidad y gestión documental.

Además, en Freeme contamos con una aplicación homologada por la AEAT que simplifica la captura y administración de tickets y facturas, permitiéndote digitalizar tus documentos de manera eficiente y conforme a las regulaciones actuales. Aunque aún no ofrecemos un software de facturación completo, pronto incorporaremos funcionalidades adicionales, como la facturación electrónica, en nuestra plataforma.

La mejor estrategia para una gestión documental eficiente    

Si bien los códigos QR pueden ser útiles para ciertos aspectos de la verificación fiscal, no reemplazan la captura completa de datos que ofrece una solución OCR. Para una gestión eficiente y alineada con Verifactu, es imprescindible contar con una solución que garantice la digitalización y almacenamiento adecuado de las facturas, tal como la que ofrecemos en Freeme.

¡No dejes pasar la oportunidad de optimizar tu gestión documental! Descarga la App gratuita de Freeme. Ya más de 5,000 profesionales la utilizan para simplificar la captura y administración de tickets y facturas. Aprovecha nuestras soluciones para mantenerte al día con las regulaciones fiscales y cumplir con la ley antifraude.

¿Cómo asegurarse de que la digitalización de facturas y tickets cumple con los requisitos de Hacienda? Para muchas empresas y profesionales, la necesidad de eliminar el papel y optimizar la gestión documental es evidente, pero la elección del software adecuado puede marcar la diferencia entre cumplir con la normativa o enfrentarse a problemas fiscales.

Si buscas una solución fiable, una APP para autónomos y empresas es la mejor opción para digitalizar tus documentos de forma sencilla y certificada. A continuación, te explicamos los aspectos clave que debes considerar para elegir el mejor software de digitalización certificada.

1. Certificación homologada por la Agencia Tributaria  

Para que la digitalización de facturas y tickets tenga validez legal, el software que elijas debe estar homologado por la Agencia Tributaria. Esto significa que las imágenes capturadas por la aplicación serán consideradas como originales, eliminando la necesidad de conservar el documento físico.

Verifica que el software cumpla con la normativa de digitalización certificada y que ofrezca una garantía de integridad y autenticidad de los documentos.

2. Generación de documentos con valor legal  

No basta con escanear o fotografiar facturas y tickets. La solución de digitalización certificada debe garantizar que el archivo generado sea inalterable y mantenga su validez legal en caso de inspección.

Esto se logra mediante técnicas como la firma electrónica y el sellado de tiempo, asegurando que la información contenida no ha sido modificada después de su captura.

3. Integración con herramientas de gestión contable y fiscal  

Un buen software de digitalización debe permitirte exportar los documentos digitalizados e integrarlos con tu sistema de contabilidad o con la plataforma que utilice tu asesoría. La compatibilidad con programas de facturación y ERPs simplifica la gestión documental y reduce el tiempo de administración.

Asegúrate de que la aplicación permite la exportación de archivos en formatos compatibles y que cuenta con integraciones con servicios fiscales y contables.

4. Seguridad y protección de datos  

El almacenamiento seguro de la información es fundamental para evitar pérdidas o accesos no autorizados. Un software de digitalización certificada debe ofrecer:

• Almacenamiento en la nube con acceso restringido.
• Copias de seguridad automáticas para evitar la pérdida de documentos.
• Cumplimiento de la normativa GDPR para la protección de datos personales y fiscales.

5. Facilidad de uso y automatización  

Una herramienta eficaz debe ser intuitiva y sencilla de utilizar, tanto para autónomos como para equipos de trabajo en empresas. Características como el escaneo automático de datos, la clasificación inteligente de documentos y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) facilitan enormemente el proceso de digitalización.

Busca una app que permita capturar tickets y facturas de forma rápida, sin necesidad de realizar ajustes manuales constantes.

6. Acceso desde cualquier dispositivo  

Contar con una app móvil es clave para la digitalización sobre la marcha. Poder digitalizar tickets y facturas desde el teléfono o la tableta sin depender de un escáner físico agiliza la gestión y evita acumulaciones de documentos pendientes.

Además, el acceso a los archivos desde diferentes dispositivos permite consultar y gestionar documentos en cualquier momento y lugar.

7. Actualizaciones y soporte técnico  

Las normativas fiscales pueden cambiar, por lo que es fundamental elegir una solución que ofrezca actualizaciones periódicas y un soporte técnico eficiente en caso de dudas o problemas técnicos.

Un buen software debe mantener la conformidad con la legislación vigente y brindar asistencia en caso de incidencias.

Descarga la app gratuita de Freeme y simplifica tu gestión  

Si buscas una solución certificada y sencilla para digitalizar facturas y tickets, descarga la app gratuita de Freeme. Tanto si eres autónomo como si gestionas una empresa, esta herramienta te permitirá cumplir con la normativa de Hacienda de forma cómoda y sin complicaciones. ¡Más de 5.000 profesionales ya confían en ella para optimizar su gestión documental!

La factura electrónica será una herramienta clave para la gestión financiera de autónomos y empresas. Con la nueva Ley Crea y Crece, aprobada en septiembre de 2022, la factura electrónica será obligatoria para todas las empresas, incluidos los autónomos. España se suma así al uso generalizado de la factura electrónica en el ámbito B2B, siguiendo otros países europeos como Italia, Francia, Polonia o Albania.

¿Qué es la factura electrónica y quién debe usarla?  

La factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura tradicional en papel. Se genera, emite y recibe de forma electrónica con los mismos efectos legales que una factura física.

Es importante aclarar que la factura electrónica no será obligatoria para tickets, recibos o facturas simplificadas, que suelen aplicarse en ventas B2C (de empresa a consumidor). En cambio, autónomos, pymes y empresas que operen en entornos B2B (de empresa a empresa) sí deberán adaptarse a este sistema.

• Existen herramientas diseñadas para facilitar la digitalización certificada de facturas, como Freeme, que ayudan a autónomos y pequeñas empresas a gestionar su facturación de manera más eficiente y seguirán siendo necesarios y recomendables para optimizar los procesos.

Beneficios de la factura electrónica para autónomos y empresas  

1. Reducción de errores y mayor control financiero  

La automatización en la emisión y recepción de facturas reduce significativamente los errores humanos. Esto se traduce en una contabilidad más precisa, evitando discrepancias en los registros financieros.

2. Ahorro de tiempo y recursos  

La digitalización del proceso elimina la necesidad de impresión, envío postal y almacenamiento físico. Esto se traduce en un importante ahorro de costes y tiempo para autónomos y empresas que gestionan grandes volúmenes de facturación.

3. Cumplimiento normativo asegurado  

El uso de una solución homologada garantiza que las facturas electrónicas cumplan con la normativa vigente. Esto es especialmente relevante ante inspecciones fiscales, ya que el formato electrónico permite mayor trazabilidad y seguridad en los registros.

4. Mejora en la gestión del flujo de caja  

Gracias a la automatización del envío y recepción de facturas, se reducen los tiempos de cobro y se minimizan los riesgos de impago.

5. Sostenibilidad y compromiso ecológico  

La factura electrónica elimina el uso del papel, reduciendo así el impacto ambiental. Este aspecto, además de contribuir al medio ambiente, puede mejorar la imagen corporativa de quienes adopten este sistema.

Cómo implementar la factura electrónica de forma sencilla  

Elige una herramienta adecuada  

La homologación del software a utilizar es clave. Asimismo, no puede olvidarse la experiencia de usuario (comodidad y facilidad de uso).

Capacitación del equipo  

Formar a las personas encargadas de la facturación garantizará que se utilice el sistema correctamente y se aprovechen todas sus funcionalidades.

Revisión de procesos internos  

Es conveniente revisar y adaptar los flujos de trabajo para integrar la factura electrónica sin fricciones. Esto puede incluir la asignación de responsabilidades y la actualización de sistemas contables.

Aspectos clave que no debes olvidar  

• La factura electrónica no se aplica a ventas directas a consumidores finales que requieren tickets o facturas simplificadas.
• Su adopción será progresiva, por lo que es recomendable anticiparse a los plazos legales para evitar contratiempos.
• Adoptar la factura electrónica no solo garantiza el cumplimiento de la normativa, sino que también optimiza la gestión financiera de autónomos y empresas.

La factura electrónica ayudará a digitalizar procesos, sin embargo, contar con una solución de digitalización certificada como Freeme permite dar un primer paso hacia la gestión eficiente de facturas electrónicas.

Freeme actualmente se enfoca en la certificación digital de facturas a través de su app móvil, pero próximamente incorporará nuevas funcionalidades para la emisión y gestión de facturas electrónicas.

Prepárate para la factura electrónica con Freeme. Con su digitalización certificada de facturas, podrás gestionar mejor tus documentos hoy y estar listo para la transición futura.

No olvides descargarte la App gratuita de Freeme. Tanto si eres autónomo como si eres empresa, es una solución cómoda y que ya usan más de 5.000 profesionales para simplificar su gestión de tickets y facturas.

¿Sabías que el software de gestión que utilizas podría ponerte en riesgo de sanciones si no cumple con la Ley Antifraude? Evitar este problema es más sencillo si cuentas con herramientas que se adapten a la normativa.

La Ley Antifraude, en vigor en España desde 2021, tiene como objetivo combatir el fraude fiscal, especialmente en lo relacionado con los programas de doble uso que permiten llevar una contabilidad en ‘B’. Para garantizar la transparencia y evitar manipulaciones en la gestión de datos contables, esta normativa establece una serie de requisitos que afectan tanto a software de facturación como a otras soluciones de gestión utilizadas por empresas y autónomos.

¿Qué es la Ley Antifraude y a quién afecta?  

La Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal exige que los sistemas informáticos utilizados para la gestión empresarial cumplan con ciertas condiciones para prevenir la manipulación de registros contables. Esta obligación recae en empresas, autónomos y desarrolladores de software de gestión.

El reglamento de la Ley Antifraude establece que los productores de software de gestión deben garantizar que sus productos cumplan con los siguientes principios:

• Integridad: Los datos no pueden ser alterados de manera fraudulenta.
• Conservación: La información debe almacenarse de forma segura y accesible.
• Legibilidad: Los registros deben ser comprensibles y verificables.
• Trazabilidad: Todo cambio debe quedar registrado y documentado.
• Accesibilidad: Los datos deben poder ser consultados por las autoridades.
• Inalterabilidad: No se pueden modificar ni eliminar registros sin dejar un rastro auditable.

Freeme en línea con la Ley Antifraude  

Freeme es una solución de gestión diseñada para facilitar la organización de tickets y facturas para autónomos, empresas y asesorías. Aunque no es un software de facturación, también debe cumplir con la Ley Antifraude, ya que gestiona datos económicos y administrativos.

Actualmente, Freeme está en proceso de adaptación para cumplir con los requisitos de la normativa antes de su aplicación obligatoria en 2026. Entre las funcionalidades previstas para garantizar el cumplimiento destacan:

• Registro seguro de documentos y operaciones.
• Conservación de la información sin posibilidad de alteración fraudulenta.
• Generación de un historial de auditoría con trazabilidad de los registros.
• Exportación de datos en formatos compatibles con la Agencia Tributaria.
• Actualizaciones automáticas para adaptarse a los cambios normativos.

Cómo comprobar si tu software de facturación cumple con la Ley Antifraude  

Para verificar si tu software de gestión está adaptado a la Ley Antifraude, sigue estos pasos:

1. Consulta al proveedor del software: Pregunta sobre las medidas de adaptación a la normativa y las certificaciones que ofrecerá.
2. Revisa la documentación técnica: Analiza manuales y especificaciones para comprobar el cumplimiento de los requisitos legales.
3. Realiza una auditoría interna: Evalúa si el software impide la manipulación indebida de registros y garantiza su trazabilidad.
4. Verifica el formato de exportación de datos: Asegúrate de que el programa permita generar archivos en formatos reconocidos por la Agencia Tributaria.
5. Mantén el software actualizado: Utiliza siempre la versión más reciente para garantizar que cumple con los requerimientos legales vigentes.

Riesgos de utilizar un software que no cumple con la Ley Antifraude  

El incumplimiento de la Ley Antifraude puede conllevar importantes sanciones económicas y daños a la reputación de tu negocio. Las multas pueden alcanzar los 50.000 euros por cada sistema que no cumpla con los requisitos establecidos. Además, el uso de un software no adaptado puede derivar en errores en la gestión financiera y problemas en el control de ingresos y gastos.

Recomendaciones para elegir un software de facturación seguro  

Al seleccionar una solución de gestión para tu negocio, ten en cuenta estos aspectos:

• Cumplimiento normativo: Asegúrate de que el software está en proceso de adaptación a la Ley Antifraude.
• Soporte técnico especializado: Opta por soluciones que ofrezcan asesoramiento en caso de dudas sobre configuración y normativa.
• Actualizaciones automáticas: Un software que se actualiza constantemente reduce el riesgo de incumplimiento legal.
• Facilidad de uso: Prioriza plataformas intuitivas que simplifiquen la gestión diaria.

¿Por qué elegir Freeme?  

Asegurar que tu software de gestión cumple con la Ley Antifraude es esencial para operar con tranquilidad y evitar sanciones. En Freeme, estamos trabajando para que nuestra plataforma garantice el cumplimiento de todos los requisitos legales antes de la fecha límite establecida.

Descárgate la App gratuita de Freeme si eres autónomo o empresa y descubre por qué más de 5.000 profesionales confían en ella para simplificar su gestión de tickets y documentos. Mantente al día y prepárate para la nueva normativa con una solución segura y confiable.

La digitalización certificada es una herramienta clave para la modernización empresarial. Implementarla no solo optimiza la gestión documental, sino que también asegura el cumplimiento normativo y mejora la seguridad de la información. En este proceso, la homologación de facturas juega un papel fundamental, ya que garantiza que los documentos digitalizados cumplan con los requisitos legales y fiscales establecidos. Ahora es el momento ideal para adoptar esta solución y aprovechar sus beneficios en la gestión diaria.

Digitalización Certificada: Por Qué Implementarla y Cómo Funciona

En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, garantizar la seguridad, eficiencia y cumplimiento normativo en la gestión documental es fundamental. La digitalización certificada permite convertir documentos en papel en archivos digitales con validez legal, eliminando la necesidad de almacenamiento físico y asegurando la autenticidad de la información. Para empresas, asesorías y autónomos, implementar esta tecnología no solo optimiza procesos, sino que también reduce costes y facilita el cumplimiento de las normativas fiscales y legales.

¿Cómo funciona la digitalización certificada?

A diferencia de una simple digitalización de documentos, el proceso certificado garantiza que la versión digital sea una copia fiel e inalterable del original en papel. Esto se logra mediante software homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), conforme a la Orden EHA/962/2007.

Para que un documento digitalizado tenga la misma validez legal que su versión en papel, debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Inalterabilidad: El archivo digital debe ser exacto y no modificable.
• Firma electrónica: Asegura la autenticidad y evita alteraciones.
• Certificado digital: Identifica al responsable de la digitalización y garantiza el cumplimiento normativo.

Aplicaciones y documentos más digitalizados

La digitalización certificada se utiliza en numerosos ámbitos:

• Firma y gestión de contratos.
• Presentación y liquidación de impuestos.
• Validación legal de facturas y recibos.
• Consultas de documentos administrativos.

Entre los documentos más digitalizados se encuentran facturas, tickets, contratos y otros documentos fiscales y legales.

Quién certifica la digitalización

La AEAT es el organismo encargado de regular y garantizar la validez legal del proceso. Para obtener la certificación digital, las empresas deben acudir a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o utilizar software OCR homologado, que automatiza el proceso y cumple con los requisitos establecidos.

Beneficios de la digitalización certificada

1. Ahorro de costes y espacio: Reduce la necesidad de almacenamiento físico.
2. Eficiencia operativa: Acceso rápido y organizado a los documentos.
3. Cumplimiento normativo: Garantiza la validez legal ante inspecciones.
4. Seguridad documental: Protege contra manipulaciones y accesos no autorizados.

Elección del software adecuado

Para garantizar la validez legal del proceso, es imprescindible utilizar un software certificado por la AEAT. Algunos de los formatos admitidos son PDF/A, PNG, JPEG2000 y TIFF.

¿Es posible eliminar los documentos en papel?

Sí. Una vez digitalizado con software homologado, el documento físico puede ser destruido, ya que la versión digital se considera una copia fiel y válida ante la AEAT.

Pasos para su implementación

1. Seleccionar un software homologado: Debe cumplir con los requisitos de la AEAT.
2. Almacenamiento seguro: Implementar medidas de seguridad para proteger los documentos.

¿Por qué con Freeme?

Freeme te permite digitalizar tus documentos con una simple foto. Puedes seleccionar Homologar la factura (certificarla) para tirar el papel o no. Así, puedes elegir qué gastos o facturas decides guardar en archivo para proteger y asegurarte de disponer de ellos en caso de solicitud por parte de Hacienda.

En el plan Free tienes 2 homologaciones de facturas sin cargo al mes. Pero puedes darte de alta en cualquiera de nuestros planes, desde 3€ al mes para ampliar el número de facturas certificadas por la AEAT.

Te invitamos a descargarte la App gratuita de Freeme. Tanto si eres autónomo como si eres empresa, es una solución cómoda y que ya usan más de 5.000 profesionales para simplificar su gestión de tickets y facturas.

La gestión financiera es un aspecto crítico para cualquier empresa o negocio, sin importar su tamaño o estructura. Para los autónomos, la tarea de mantener un control preciso de los ingresos y gastos puede ser aún más desafiante debido a la falta de recursos y personal dedicado a esta labor. Sin embargo, en la era digital actual, existen herramientas tales como las apps para autónomos que pueden facilitar enormemente la gestión financiera, y una de las prácticas esenciales que deben considerar es la conciliación bancaria.

En este artículo, veremos en detalle la importancia de la conciliación bancaria para los autónomos y cómo las aplicaciones diseñadas para ellos pueden simplificar este proceso crucial.

¿Qué es la Conciliación Bancaria?

La conciliación bancaria es un proceso mediante el cual un individuo o una empresa comparan sus registros financieros internos con los datos proporcionados por su entidad bancaria. El objetivo principal es asegurarse de que los saldos bancarios coincidan con los registros contables de la empresa. En otras palabras, se trata de verificar que no haya discrepancias entre lo que la empresa cree que tiene en su cuenta bancaria y lo que el banco realmente ha registrado.

Este proceso puede ser bastante minucioso, ya que implica revisar cada transacción, desde depósitos y retiros hasta cheques emitidos y pagos recibidos. Además, es fundamental para garantizar la integridad de los registros financieros y detectar posibles errores o fraudes. Para los autónomos, esta tarea puede ser especialmente abrumadora, ya que a menudo tienen múltiples transacciones a lo largo del mes y necesitan mantener un registro preciso de ellas para cumplir con sus obligaciones fiscales y presupuestarias.

La Importancia de la Conciliación Bancaria para Autónomos

Para los autónomos, la conciliación bancaria es esencial por varias razones clave:

Control Financiero

La conciliación bancaria permite a los autónomos tener un control total sobre sus finanzas. Les ayuda a identificar de manera rápida y eficiente si hay discrepancias entre sus registros financieros y los datos proporcionados por el banco. Esto evita sorpresas desagradables, como descubrir que falta dinero o que hay transacciones no autorizadas.

Cumplimiento Fiscal

Los autónomos están obligados a presentar declaraciones de impuestos precisas. La conciliación bancaria ayuda a garantizar que todos los ingresos y gastos se registren adecuadamente, lo que facilita la preparación de informes fiscales precisos. Esto no solo evita posibles sanciones fiscales, sino que también puede llevar a un ahorro sustancial al identificar deducciones y gastos deducibles.

Detección de Errores y Fraudes

La conciliación bancaria es una excelente herramienta para detectar errores contables y posibles fraudes. Si se detecta una discrepancia, se puede investigar de inmediato para determinar la causa y tomar las medidas necesarias. Esto es crucial para mantener la integridad financiera de la empresa y protegerse contra actividades fraudulentas.

Toma de Decisiones Informadas

Para que un negocio autónomo prospere, es fundamental tomar decisiones financieras informadas. La conciliación bancaria proporciona datos precisos sobre el flujo de efectivo, lo que permite a los autónomos tomar decisiones estratégicas basadas en información actualizada. Pueden identificar patrones de gasto, evaluar la rentabilidad de sus servicios y tomar medidas para mejorar su situación financiera.

Aplicaciones para Autónomos: Facilitando la Conciliación Bancaria

En la era digital actual, las aplicaciones para autónomos desempeñan un papel fundamental en la simplificación de las tareas administrativas y financieras. La conciliación bancaria no es una excepción, ya que existen aplicaciones diseñadas específicamente para ayudar a los autónomos a realizar este proceso de manera eficiente.

Aquí hay algunas formas en las que estas aplicaciones pueden hacer que la conciliación bancaria sea más fácil y efectiva:

Automatización de Procesos

Las aplicaciones para autónomos pueden sincronizarse directamente con las cuentas bancarias, lo que facilita la importación de datos financieros. Esto elimina la necesidad de ingresar manualmente cada transacción, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores humanos.

Notificaciones y Alertas

Estas aplicaciones pueden configurar notificaciones y alertas automáticas para informar a los autónomos sobre transacciones sospechosas o discrepancias en los registros financieros. Esto permite una acción rápida y evita problemas financieros mayores.

Generación de Informes

Las aplicaciones para autónomos pueden generar informes detallados sobre el estado financiero de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones informadas. Estos informes pueden incluir gráficos y análisis que ayudan a los autónomos a comprender mejor sus finanzas.

Acceso Móvil

La mayoría de las aplicaciones para autónomos ofrecen acceso móvil, lo que significa que los autónomos pueden realizar la conciliación bancaria en cualquier momento y lugar. Esto es especialmente útil para aquellos que están constantemente en movimiento y necesitan mantenerse al tanto de sus finanzas en tiempo real.

Conclusión

La conciliación bancaria es un proceso esencial para cualquier autónomo que desee mantener un control financiero sólido y cumplir con sus obligaciones fiscales. Las aplicaciones diseñadas específicamente para autónomos facilitan enormemente este proceso al automatizar tareas, proporcionar notificaciones oportunas y generar informes detallados.

Al aprovechar estas herramientas, los autónomos pueden ahorrar tiempo, reducir el estrés financiero y tomar decisiones más informadas para el crecimiento de sus negocios.
La gestión financiera eficiente es clave para el éxito a largo plazo de los autónomos, y la conciliación bancaria es una pieza fundamental de ese rompecabezas financiero.

El control de gastos es una preocupación constante para cualquier autónomo. La gestión adecuada de los gastos es esencial para mantener un equilibrio financiero sólido en cualquier negocio independiente. Uno de los aspectos más críticos de esta gestión es la correcta liquidación del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

A continuación analizaremos los conceptos básicos del IVA para autónomos y proporcionaremos consejos esenciales para una liquidación impecable.

¿Qué es el IVA y cómo afecta a los autónomos?

El Impuesto sobre el Valor Añadido, comúnmente conocido como IVA, es un impuesto indirecto que se aplica al consumo de bienes y servicios en la mayoría de los países. Su objetivo es gravar el valor añadido en cada etapa de la cadena de producción y distribución, lo que significa que los consumidores finales son quienes finalmente asumen el costo total del impuesto.

Para los autónomos, el IVA se convierte en una obligación fiscal fundamental cuando superan ciertos umbrales de facturación. Esto implica que no todos los autónomos están obligados a aplicar el IVA a sus servicios o productos, pero es crucial saber cuándo y cómo hacerlo.

Consejo 1: Determinar cuándo aplicar el IVA

El primer paso para una correcta liquidación del IVA es comprender cuándo debes aplicarlo a tus facturas. En muchos países, los autónomos deben comenzar a aplicar el IVA cuando su facturación alcanza un cierto umbral, que varía según la legislación local. Por lo tanto, es esencial mantener un registro actualizado de tus ingresos para asegurarte de cumplir con las obligaciones fiscales en el momento adecuado.

Consejo 2: Elegir el régimen de IVA adecuado

En la mayoría de los países, los autónomos tienen la opción de elegir entre diferentes regímenes de IVA. El régimen general suele ser la elección predeterminada, pero no siempre es la mejor para todos los negocios.

Puedes considerar optar por el régimen simplificado si tu negocio tiene ingresos más bajos, ya que esto puede facilitar la gestión y liquidación del IVA. Consulta con un asesor fiscal para determinar cuál es la mejor opción para tu situación.

Consejo 3: Llevar un registro preciso de tus gastos y ventas

El control de gastos es esencial para una correcta liquidación del IVA. Debes mantener un registro preciso y detallado de tus gastos y ventas. Utiliza software de contabilidad o herramientas específicas para autónomos que faciliten la gestión de tus finanzas. Esto te permitirá calcular con precisión cuánto IVA debes pagar o recuperar en cada período fiscal.

Consejo 4: Conoce las tasas de IVA aplicables

En la mayoría de los países, existen diferentes tasas de IVA aplicables a diferentes tipos de bienes y servicios. Es crucial que conozcas las tasas de IVA específicas que se aplican a tu actividad empresarial. Esto te ayudará a calcular correctamente el IVA que debes incluir en tus facturas y el que puedes deducir de tus gastos.

Consejo 5: Realiza declaraciones periódicas

La mayoría de los autónomos deben presentar declaraciones periódicas de IVA, que generalmente son mensuales o trimestrales, según la legislación local. Es importante que cumplas con los plazos de presentación de estas declaraciones para evitar sanciones y multas. Asegúrate de tener toda la documentación necesaria, como facturas y registros contables, listos para completar tus declaraciones de manera precisa y oportuna.

Consejo 6: Considera la inversión del sujeto pasivo

En algunos casos, especialmente en transacciones entre empresas, puede aplicarse la inversión del sujeto pasivo. Esto significa que el receptor del servicio o producto es responsable de liquidar el IVA en lugar del proveedor. Es fundamental conocer estas situaciones y actuar de acuerdo con la normativa fiscal aplicable.

Consejo 7: Consulta con un asesor fiscal

Siempre es aconsejable contar con la orientación de un asesor fiscal o contador experto en temas de autónomos y IVA. Un profesional puede ayudarte a optimizar tu estructura fiscal, asegurarse de que cumpla con todas las obligaciones fiscales y evitar problemas futuros con la administración tributaria.

Conclusión

El control de gastos es una tarea fundamental para cualquier autónomo, y la correcta liquidación del IVA es parte integral de esta gestión financiera. Conocer cuándo aplicar el IVA, elegir el régimen adecuado, llevar un registro preciso de ingresos y gastos, conocer las tasas aplicables y presentar declaraciones en tiempo y forma son elementos clave para mantener la salud financiera de tu negocio.

La gestión del IVA puede parecer complicada, pero con la información adecuada y el apoyo de profesionales, puedes asegurarte de que estás cumpliendo con todas tus obligaciones fiscales de manera eficiente y eficaz. Recuerda que la correcta liquidación del IVA no solo te permite evitar problemas con la administración tributaria, sino que también contribuye a la sostenibilidad y el crecimiento de tu negocio como autónomo.