La digitalización certificada es una herramienta clave para la modernización empresarial. Implementarla no solo optimiza la gestión documental, sino que también asegura el cumplimiento normativo y mejora la seguridad de la información. En este proceso, la homologación de facturas juega un papel fundamental, ya que garantiza que los documentos digitalizados cumplan con los requisitos legales y fiscales establecidos. Ahora es el momento ideal para adoptar esta solución y aprovechar sus beneficios en la gestión diaria.
Digitalización Certificada: Por Qué Implementarla y Cómo Funciona
En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, garantizar la seguridad, eficiencia y cumplimiento normativo en la gestión documental es fundamental. La digitalización certificada permite convertir documentos en papel en archivos digitales con validez legal, eliminando la necesidad de almacenamiento físico y asegurando la autenticidad de la información. Para empresas, asesorías y autónomos, implementar esta tecnología no solo optimiza procesos, sino que también reduce costes y facilita el cumplimiento de las normativas fiscales y legales.
¿Cómo funciona la digitalización certificada?
A diferencia de una simple digitalización de documentos, el proceso certificado garantiza que la versión digital sea una copia fiel e inalterable del original en papel. Esto se logra mediante software homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), conforme a la Orden EHA/962/2007.
Para que un documento digitalizado tenga la misma validez legal que su versión en papel, debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Inalterabilidad: El archivo digital debe ser exacto y no modificable.
- Firma electrónica: Asegura la autenticidad y evita alteraciones.
- Certificado digital: Identifica al responsable de la digitalización y garantiza el cumplimiento normativo.
Aplicaciones y documentos más digitalizados
La digitalización certificada se utiliza en numerosos ámbitos:
- Firma y gestión de contratos.
- Presentación y liquidación de impuestos.
- Validación legal de facturas y recibos.
- Consultas de documentos administrativos.
Entre los documentos más digitalizados se encuentran facturas, tickets, contratos y otros documentos fiscales y legales.
Quién certifica la digitalización
La AEAT es el organismo encargado de regular y garantizar la validez legal del proceso. Para obtener la certificación digital, las empresas deben acudir a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o utilizar software OCR homologado, que automatiza el proceso y cumple con los requisitos establecidos.
Beneficios de la digitalización certificada
- Ahorro de costes y espacio: Reduce la necesidad de almacenamiento físico.
- Eficiencia operativa: Acceso rápido y organizado a los documentos.
- Cumplimiento normativo: Garantiza la validez legal ante inspecciones.
- Seguridad documental: Protege contra manipulaciones y accesos no autorizados.
Elección del software adecuado
Para garantizar la validez legal del proceso, es imprescindible utilizar un software certificado por la AEAT. Algunos de los formatos admitidos son PDF/A, PNG, JPEG2000 y TIFF.
¿Es posible eliminar los documentos en papel?
Sí. Una vez digitalizado con software homologado, el documento físico puede ser destruido, ya que la versión digital se considera una copia fiel y válida ante la AEAT.
Pasos para su implementación
- Seleccionar un software homologado: Debe cumplir con los requisitos de la AEAT.
- Almacenamiento seguro: Implementar medidas de seguridad para proteger los documentos.
¿Por qué con Freeme?
Freeme te permite digitalizar tus documentos con una simple foto. Puedes seleccionar Homologar la factura (certificarla) para tirar el papel o no. Así, puedes elegir qué gastos o facturas decides guardar en archivo para proteger y asegurarte de disponer de ellos en caso de solicitud por parte de Hacienda.
En el plan Free tienes 2 homologaciones de facturas sin cargo al mes. Pero puedes darte de alta en cualquiera de nuestros planes, desde 3€ al mes para ampliar el número de facturas certificadas por la AEAT.
Te invitamos a descargarte la App gratuita de Freeme. Tanto si eres autónomo como si eres empresa, es una solución cómoda y que ya usan más de 5.000 profesionales para simplificar su gestión de tickets y facturas.
