¿Es suficiente escanear un código QR para gestionar correctamente las facturas? Con la entrada en vigor de Verifactu y las nuevas regulaciones en la homologación de facturas, muchas empresas piensan que podrán dejar de registrar las facturas cuando se implementen los QR a gran escala. Sin embargo esto no es así, y en este artículo te explicamos el porqué.
Próximamente, el sistema Verifactu será implementado en España, y muchos autónomos y empresas se preguntan si el código QR en las facturas finalmente evitará la necesidad de capturar o digitalizar los datos de los documentos de manera manual. Sin embargo, aunque el uso de QR puede facilitar ciertos procesos, no reemplaza la captura completa de datos que ofrece una solución de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). De hecho, incluso en la actualidad, los QR solo están presentes en las facturas emitidas en el País Vasco, lo que significa que su adopción aún no es generalizada.
A continuación, exploramos por qué la digitalización total de las facturas sigue siendo una necesidad.
¿Qué es Verifactu y cuál es su relación con los QR?
Verifactu es el nuevo sistema de facturación promovido por la Agencia Tributaria en España, que busca garantizar la trazabilidad y autenticidad de las facturas electrónicas. Como parte de esta iniciativa, muchas facturas incluyen códigos QR que permiten acceder a ciertos datos fiscales de manera ágil.
No obstante, estos QR están diseñados principalmente para la verificación y validación de la información, no para la captura integral de los datos fiscales y contables. Esto significa que, si bien pueden ser útiles para ciertos procesos, no reemplazan las funcionalidades avanzadas que ofrece una solución OCR.
OCR: La clave para una captura completa de datos
El OCR es una tecnología que permite digitalizar documentos y extraer información relevante de manera automática. A diferencia de los códigos QR, que solo proporcionan un acceso limitado a los datos, el OCR analiza la totalidad del documento y extrae información esencial como:
- Nombre y NIF del emisor y receptor.
- Fecha de emisión y vencimiento.
- Conceptos detallados de la factura.
- Impuestos aplicados.
- Totales y desglose de importes.
Este nivel de detalle es crucial para garantizar una contabilidad precisa, el cumplimiento normativo y para cumplir con la ley antifraude. Si bien el plazo inicial para adaptar los sistemas a la ley antifraude fue julio, la fecha se ha movido, lo que proporciona más tiempo para adaptarse a los nuevos requisitos, pero es fundamental tener en cuenta que la digitalización total de las facturas es indispensable para cumplir con la normativa.
Limitaciones del QR frente a OCR
A pesar de que los códigos QR ofrecen rapidez y simplicidad, presentan limitaciones importantes en la homologación de facturas y la gestión documental. Entre ellas se encuentran:
- Datos incompletos: Los QR proporcionan información básica, pero no incluyen todos los detalles necesarios para una correcta gestión fiscal y contable.
- Dependencia de acceso a internet: Para leer un QR y acceder a los datos enlazados, es necesario contar con conexión a internet, lo que puede ser una barrera en ciertos entornos.
- No almacena documentos: Mientras que un sistema OCR digitaliza y almacena las facturas en una base de datos, el QR solo permite acceder a la información momentáneamente.
- Limitado para auditorías: En los procesos de auditoría o verificación contable, contar con documentos digitalizados y estructurados es esencial. Un QR no proporciona esta capacidad.
OCR + Verifactu: Una combinación necesaria
En lugar de ver los QR como una solución única, lo ideal es combinarlos con tecnologías OCR para obtener una gestión documental completa. Al hacerlo, se pueden aprovechar las ventajas de ambas herramientas, como:
- Automatización del registro de facturas.
- Eliminación de errores manuales en la introducción de datos.
- Acceso rápido a la información fiscal para el cumplimiento normativo.
- Integración con software de contabilidad y gestión documental.
Además, en Freeme contamos con una aplicación homologada por la AEAT que simplifica la captura y administración de tickets y facturas, permitiéndote digitalizar tus documentos de manera eficiente y conforme a las regulaciones actuales. Aunque aún no ofrecemos un software de facturación completo, pronto incorporaremos funcionalidades adicionales, como la facturación electrónica, en nuestra plataforma.
La mejor estrategia para una gestión documental eficiente
Si bien los códigos QR pueden ser útiles para ciertos aspectos de la verificación fiscal, no reemplazan la captura completa de datos que ofrece una solución OCR. Para una gestión eficiente y alineada con Verifactu, es imprescindible contar con una solución que garantice la digitalización y almacenamiento adecuado de las facturas, tal como la que ofrecemos en Freeme.
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