Las facturas para la AEAT son extraordinariamente importantes. La razón se encuentra en que son los documentos que permiten conocer con detalle cuáles son los ingresos de un determinado autónomo o negocio. Así, es precisamente a través de ellos que puedes calcular qué impuestos le corresponde abonar a cada contribuyente. Por este mismo motivo, si tú eres autónomo, deberías conocer ciertos puntos clave al respecto.
¿Debe un autónomo guardar facturas?
La Agencia Tributaria es la que establece las normas a las cuales todo trabajador por cuenta ajena debe atender para estar completamente seguro de que su actividad se encuentra dentro de los límites de la legalidad.
Pues bien, uno de los puntos que con más cuidado ha regulado la AEAT es, precisamente, el referente al ámbito de las facturas y su archivo.
Tal y como te hemos comentado más arriba, las facturas son aquellos documentos oficiales, expedidos por un autónomo, que ponen frente a la agencia tributaria toda la información importante relativa a los ingresos obtenidos por un determinado individuo.
Es justo así como la Agencia Tributaria puede calcular la cantidad de dinero que cada individuo debe introducir en las arcas públicas como cumplimiento de las leyes tributarias.
Pues bien, respondiendo de manera directa a la pregunta planteada en el título de este apartado: sí, los autónomos deben guardar debidamente las facturas. Y no solo eso: en realidad, deben almacenar los siguientes documentos:
- Las facturas que hayan recibido.
- Las copias de las facturas que se hayan expedido.
- Los justificantes contables que sirvan para determinar quién es el sujeto pasivo cuando no esté asentado en la comunidad.
- Todo documento que acredite el pago del impuesto establecido para la Importación.
- Los documentos que justifiquen el reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca.
¿Durante cuánto tiempo?
Ahora bien, como resulta obvio, es imposible exigir un almacenamiento indefinido. Por ese motivo, la ley establece que el plazo máximo por el que deberás guardar todo documento similar a los ya mencionados es el que la ley imponga como prescripción a los delitos tributarios.
En la actualidad, tal plazo de prescripción es de 5 años. Por ese motivo, de forma resumida, podemos decir que las facturas deberán guardarse durante los 5 ejercicios posteriores al momento en el que fueron creadas. En caso contrario, podrán tener lugar graves sanciones debidas al incumplimiento de la normativa tributaria establecida para estos casos particulares.
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¿Cuál es la legislación aplicable a este caso particular?
Tal y como venimos diciendo, toda la información aquí contenida ha sido cuidadosamente extraída de la legislación aprobada en el parlamento. En este sentido, con tal de que cuentes con la máxima información al respecto, podemos nombrarte aquella parte del corpus jurídico que regula todo lo dicho hasta este punto:
- Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria: Es el texto que impone la obligatoriedad de todo autónomo de expedir las facturas correspondientes siempre que la ley obligue a ello, así como de exigir todos los documentos a terceros que sean de utilidad para determinar las obligaciones tributarias.
- Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido: Es la ley que impone la necesidad de guardarlos durante el tiempo previo a su prescripción.
En conclusión, ya se puede decir que conoces con detalle todo lo relativo a la obligatoriedad de almacenar y archivar facturas por parte de los autónomos de cara a la Agencia Tributaria. En tu mano queda cumplir convenientemente con todo lo dicho. En todo caso, has de tener en cuenta que existen software de gestión para gestorías, que te permiten utilizar la tecnología para administrar todo lo relativo a ser autónomo.
