Los conceptos de autónomos y gestión de facturas están estrechamente ligados, pero sabemos que para muchos profesionales este trámite de carácter administrativo puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza. No se trata solo de poder elaborar las facturas a tiempo, también hay que revisar cuáles se han pagado y cuáles no, hacer posibles reclamaciones a clientes morosos e introducir todos los datos en la contabilidad para que todo esté en orden.
Si algo no le sobra a quien trabaja por su cuenta es precisamente el tiempo, así que muchas veces los autónomos dejan todo lo relacionado con la gestión de sus facturas para última hora y cuando quieren darse cuenta tienen bastante trabajo administrativo pendiente. Aunque ya existen soluciones.
Facturar, un proceso largo y complejo para el autónomo
Elaborar el documento
El primer gran reto que enfrenta quien tiene que facturar un servicio es, precisamente, hacer la factura. No son pocos los que después de iniciar su andadura profesional por su cuenta se dan cuenta de que no saben cómo tienen que elaborar este documento.
¿Qué datos hacen falta? ¿Cómo debe ser la numeración? ¿Hay que incluir retención de IRPF? Estas y otras dudas son bastante habituales, así que lo primero que tiene que hacer el emprendedor es formarse bien sobre cómo elaborar una factura.
Hacer llegar la factura al cliente
Después llega el momento de enviar la factura al cliente. Tradicionalmente se hacía la entrega en mano o bien se recurría al correo tradicional. Pero esto no es nada eficiente, porque primero el autónomo tiene que encontrar tiempo para preparar y enviar las cartas, luego tiene que esperar unos días a que el cliente reciba la factura y, por último, esperar todavía un poco más para cobrar.
Por suerte, en la actualidad el sistema de factura electrónica nos permite enviar este tipo de documentos en formato digital y que estos tengan total validez legal. Esto reduce de forma notable el ciclo de tramitación y ahorra tiempo.
Registrar los datos en la contabilidad
Una vez que la factura está lista es hora de reflejar los datos en la contabilidad. Y luego hay que estar atento al momento de cobro para tener en cuenta que la factura ha sido liquidada. Esto supone más trabajo y dedicación, pero es imprescindible que el autónomo lleve al día su registro contable para saber si ha cobrado todo lo que le deben o tiene que hacer alguna reclamación.
Gestionar las facturas de proveedores
El autónomo emite facturas, pero también recibe documentos de este tipo de parte de sus proveedores. De nuevo, debe reflejar los datos en su contabilidad y asegurarse de pagar a tiempo.
Los autónomos y la gestión de facturas en la actualidad
Por suerte, la tecnología nos lo pone ahora mucho más fácil. El autónomo sigue teniendo que dar todos estos pasos que hemos visto para gestionar las facturas que emite y que recibe, pero puede hacerlo de forma mucho más eficiente y rápida gracias al software especializado.
Una sencilla herramienta digital es más que suficiente para poder generar facturas electrónicas y que todos los datos queden registrados automáticamente en el fichero de contabilidad.
¿Qué beneficios tiene una app de facturación?
- Siempre se tiene una copia de seguridad de todos los datos.
- El proceso se automatiza y es mucho más preciso.
- Permite hacer un mejor control de los pagos recibidos y pendientes.
- Ayuda a reducir el uso de papel en la oficina.
- El autónomo puede trabajar y gestionar sus facturas desde cualquier sitio.
- Facilita la gestión contable.
La relación entre los autónomos y la gestión de facturas es ahora mucho más amigable gracias a la tecnología. Por fin esta tarea tan necesaria puede dejar de ser un dolor de cabeza para los profesionales.
