La gestión de facturas debe ser una obsesión para todo autónomo. La desorganización, el no incluir conceptos e incluso su custodia, si se hacen mal, puede conllevarte algunos problemas con el fisco. Para evitar sobresaltos con Hacienda y en el propio negocio ¿conoces cómo ahorrar tiempo con su gestión? Si no es así, toma nota.
Gestión de la facturación: optimizar tiempo en la gestión de las facturas
Facturas con numeración desordenada, errores en los documentos, conceptos mal puestos y con información errónea, cantidades mal calculadas… Y así, decenas de problemas más los que se pueden producir en el día a día de tu actividad. De todos es sabido que una asesoría evita todos estos fallos. Contar con profesionales que gestionen esta documentación, en todos sus aspectos, es imprescindible. Pero ¿conoces la importancia para pymes y autónomos de la optimización de esta gestión? Sigue leyendo.
1. Custodiarlas el tiempo justo y necesario
Las facturas, actualmente, deben guardarse cuatro años para las que tienen IVA y cinco para las que tienen IRPF. No importa que estén en formato digital o físico. Destruirlas antes de tiempo puede ponerte en serios apuros con la Agencia Tributaria si el organismo te las pide para una inspección. Recuerda, no obstante, que debes guardarlas el tiempo justo y necesario: más tiempo del obligatorio hará que ocupen más espacio.
También te puede interesar: Guardar facturas para AEAT durante 5 años
2. La numeración, de manera correlativa
Una de las obligaciones más importantes es la de la numeración. Todas las facturas deben contar con número, el cual debe ser único en su año fiscal, correlativo y que guarde cierta lógica con la fecha de emisión del documento. La mayoría de aplicaciones y plataformas de gestión de la facturación harán que te despreocupes de este aspecto, igual si relegas la elaboración de la factura en los asesores.
3. Ojo con las facturas pendientes de pago
Uno de los problemas más frecuentes de un negocio son las facturas pendientes de pago. Y no solo las que debas tú, sino también las que te adeuden a ti. Un buen asesor, que se ocupe de la gestión de estos documentos, hará un exhaustivo seguimiento de cómo se encuentra el cobro o pago de las facturas. Recuerda siempre cumplir el plazo de pagos para evitar problemas con tus clientes o proveedores.
4. Llevar al día el libro de registro de facturas
Es importante llevar un libro de registro de facturas expedidas. Puede que, como autónomo, se te olvide enviar una factura a la asesoría y que la contabilidad descuadre. Al no realizar una factura, no se envía el pago del servicio que hayas realizado. Por estos motivos, el libro de registro al día es importantísimo. Un Excel compartido con la asesoría, o bien un software de gestión para gestorías , será la mejor forma de estar al día y de realizar un seguimiento excelente.
5. Tener un día cerrado para el pago de tus obligaciones
Como ya sabrás, cuentas con unas fechas cerradas para presentar los modelos tributarios trimestrales. Marca en el calendario junto con tu asesoría el día que presentaréis los modelos. Lo ideal es que cuentes con un certificado digital para poder realizar todos los trámites de manera telemática, por lo que es conveniente relegar estas tareas a profesionales asesores. Es decir, dar permiso a los asesores para que presenten por ti todos los documentos necesarios ante la AEAT.
La gestión de la facturación por medio de una aplicación para autónomos es vital para que el negocio funcione más que correctamente. Por ello, sigue estos consejos y, por otro lado, cuenta con la ayuda de una asesoría que tenga un programa informático que haga que esta gestión sea eficiente y fácil.
