Una factura proforma es un documento que carece de validez legal o contable, pero que resulta muy útil para las relaciones comerciales. La emite, por lo general, el proveedor y, en ella, se incluyen todos los datos que aparecerán en la factura definitiva con el fin de que el cliente disponga de la información necesaria para llevar a cabo la operación comercial con toda seguridad.
Características
- No es un presupuesto: la finalidad de un presupuesto es detallar al cliente el coste de unos determinados productos y servicios. Este modelo de factura, además de esa información, contiene otras que también son relevantes para el proceso de venta, como por ejemplo los datos del comprador y el vendedor, los números de cuenta, las formas de pago, etc.
- Debe llevar un encabezado identificativo que especifique que no se trata de una factura ordinaria y deje constancia de la fecha exacta en la que se llevará a cabo la transacción.
- Contiene los datos fiscales tanto del comprador como del vendedor: incluyendo la razón social, el domicilio y la acreditación fiscal de ambos.
- Describe la operación que se va a realizar, así como el producto adquirido, la cantidad y el precio fijado para su venta.
- Detalla las condiciones de entrega: especificando si será única o se llevará a cabo de forma gradual, el lugar donde será entregada la mercancía, y si intervienen cuotas arancelarias; informaciones todas ellas de vital importancia cuando se trata de una operación de comercio exterior.
- Informa de los impuestos que se aplicarán a la transacción.
- No se incluye en la contabilidad de la empresa, ni es un documento válido (como justificante de ingresos o de gastos) de cara a Hacienda.
- No justifica la realización de la operación de venta.
- No implica obligación de pago.
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Casos más comunes de uso
- Este tipo de factura, que podríamos considerar un borrador de la definitiva, se suele utilizar a la hora de ir a solicitar financiación o algún tipo de subvención, ya que, aunque no tiene validez legal ni fiscal, sí acredita el comienzo de una actividad comercial. Por lo tanto, hace las veces de justificante de la inversión que se pretende realizar. Por ejemplo, si se necesita pedir un préstamo a un banco, este documento puede acreditar a qué se va a destinar el dinero solicitado.
- Asimismo, sirve para elevar a la categoría de acuerdo comercial un presupuesto ya acordado, proporcionando a ambas partes una mayor garantía y una mayor confianza en que las condiciones del acuerdo se mantendrán tal y como fueron establecidas; o, dicho de otra manera, suponen una mayor probabilidad de que el acuerdo se cierre.
- El ámbito en el que se emplean con más frecuencia es el comercio internacional, pues son muy efectivas para obtener licencias de importación y facilitar así el paso del producto por aduanas. Además, ayudan a que queden claramente especificados los costes asociados a los desplazamientos.
- Su uso es habitual en los envíos de ofertas comerciales entre proveedores y clientes.
- También se utilizan con frecuencia para la acreditación de operaciones que todavía no se han realizado. Por ejemplo, si está pendiente la entrega de la mercancía y el cobro de la misma.
- Finalmente, disminuyen el margen de error, asegurando que la factura definitiva será correcta y no contendrá datos erróneos.
Como conclusión, se puede afirmar que estas facturas (aunque, conviene insistir en ello, no tienen validez fiscal ni legal) agilizan la relación entre proveedores y clientes, proporcionan seguridad, ayudan a crear un clima de confianza y, en definitiva, facilitan las transacciones comerciales, por lo que pueden ser un instrumento muy útil para la operativa diaria de cualquier empresa e allí la importancia de gestionar las facturas eficientemente.
