En plena Era Informática no tiene sentido que los autónomos sigan gestionando sus facturas en papel. Por ello, cada vez son más frecuente las cuestiones en relación con las facturas electrónicas de los autónomos. ¿Pueden llegar a ser una alternativa eficaz frente a las facturas en papel?
¿Cuánto tiempo tiene que conservar un autónomo sus facturas?
Seguramente te has preguntado cuánto tiempo han de conservar los autónomos sus facturas. Somos muchos los que, por miedo a una inspección, tenemos (o hemos tenido) cajones llenos de facturas sin saber muy bien cuándo nos podíamos deshacer de ellas. La respuesta es variada.
Según el Código de Comercio, los autónomos (aunque también es válido para las empresas), están obligados a guardar las facturas durante seis años a partir del último asiento del ejercicio. Esto tendrá que ser así aunque nos demos de baja del RETA.
Los impuestos prescriben cuatro años después de su presentación. Pero, si tuviéramos la necesidad de realizar una declaración complementaria (o si Hacienda inicia una revisión) esos cuatro años vuelven a empezar de cero.
Uso de las facturas electrónicas en autónomos
Una factura electrónica no es más que un equivalente digital de la factura convencional. Seguramente ya hayas recibido alguna que otra si estás entre esos 76 % de los españoles que ya han comprado online.
Los requisitos legales de una factura electrónica no varían con los de una en papel, pero han de emitirse desde un ordenador a otro.
Las facturas electrónicas llevan presentes varios años aunque su implantación en el tejido empresarial español no ha sido muy positiva. No obstante, la ley obliga a los autónomos y empresas a emitir facturas electrónicas para trabajar con la Administración Pública desde 2015, es posible y sencillo empezar a gestionar de otra manera las facturas por medio de una aplicación para autónomos.
Obligaciones de un autónomo para emitir una factura electrónica
La legislación al respecto viene recogida en el Reglamento de la facturación del Real Decreto 1619/2012 y se complementa con la Ley 25/2013. No obstante, aquí tienes un pequeño resumen de las obligaciones de los autónomos al respecto:
- El autónomo deberá de generar la factura electrónica a través del medio que lo considere (y que lo recoja el Reglamento pertinente).
- Cumplir las exigencias legales para su consideración de factura y permitir facilidades de descarga o impresión.
- Conservar la factura en una base de datos.
- Contabilizar la factura y asegurar la fiabilidad de la misma mediante los medios que la empresa crea oportuna (la firma digital no es obligatoria desde el 2003, pero es recomendable).
Beneficios de usar factura electrónica
El ahorro de costes al respecto es el principal incentivo de usar facturas electrónicas. Además, el ahorro de tiempo mediante la implantación de sistemas de digitalización y automatización es muy grande.
El acceso a la factura resulta mucho más rápido y cómodo, ya que queda registrada de forma digital en la base de datos. No ocupa espacio y podemos acceder a ella en unos pocos segundos desde un ordenador.
En resumen, las facturas en papel tienen los días contados. Las facturas electrónicas se abren paso gracias a las enormes ventajas que suponen y la facilidad que brinda un software de gestión para gestorías para tener todo bajo control.
En España es obligación de las empresas y autónomos conservar las facturas en papel durante seis años a pesar de que los impuestos prescriben a los cuatro. Esto supone muchos problemas de logística y organización para muchos de nosotros.
La factura electrónica y su legislación actualizada permite mejoras en este aspecto que nos ahorran dinero, tiempo y dolores de cabeza.
