Entrevistas ‘De Asesor a Asesor’

Diamacon es un software de www.comeralia.com especialmente enfocado al Asesor que permite gestionar la Contabilidad y Fiscalidad desde un único programa, sin módulos adicionales.  

En esta entrevista nos hemos centrado en sus beneficios y lo hacemos de la mano de una asesoría que trabaja con Diamacon.

Su sencillez y la facilidad de volcado de información, la interconexión entre la contabilidad y la fiscalidad (especialmente importante en Bizkaia) y su rápida adaptación a las nuevas normativas, hacen de Diamacon un software ideal para asesorías como Asofi Berria .

Ascofi Berria SL (https://ascofiberria.es/) se constituyó en Diciembre de 2010 en Bilbao por Lander Ahedo (https://www.linkedin.com/in/landerahedoasesorbilbao/) como Director gerente e Iñigo Pascual (https://www.linkedin.com/in/inigopascualbasauri/) como Responsable del Departamento fiscal.

Iñigo Pascual nos cuenta que migraron a Diamacon en 2019 y que “anteriormente utilizaban otros softwares en el departamento contable/fiscal, que no estaban tan optimizados para la gestión por parte de los asesores como lo está Diamacon.”

Ante nuestra pregunta sobre la adaptabilidad de Diamacon para las gestorías, nos cuenta que “este software está principalmente enfocado a los departamentos contables/fiscales de las asesorías, para que puedan llevar la contabilidad y tributación de sus clientes y es fácilmente escalable a la gran mayoría de PYMES que puedan necesitar un software de contabilidad y fiscalidad.”

Para Iñigo las 3 fortalezas principales de Diamacon que destacaría frente a otros softwares de contabilidad conocidos, son las siguientes:

• “La sencillez y la reducción de tiempo a la hora de mecanizar los asientos (además de las diferentes opciones de volcado de información, tablas Excel, ficheros norma 43…)
• La interconexión entre la contabilidad y la fiscalidad
• Constante actualización del programa y de los diferentes módulos de fiscalidad de todas las Haciendas forales y estatal. En nuestro caso, es importante que el módulo de fiscalidad esté adaptado según se produzcan las novedades normativas en la fiscalidad de Bizkaia, donde se ubica la gran mayoría de nuestros clientes.”

Finalmente, le pedimos que nos cuente por qué recomendaría Diamacon como software para asesorías y nos indica sin dudar: “Porque es un único programa integrado de diferentes módulos interconectados, elaborado específicamente para asesorías”

En esa sección queremos compartir con vosotros la opinión sobre diferentes softwares de contabilidad en el mercado porque existe una gran oferta para asesorías y creemos que es el asesor que utiliza habitualmente cada software, quien mejor puede contaros cuáles son sus ventajas.

Es importante analizar las necesidades puntuales para cada despacho antes de decidirse. El tipo de cliente que tiene la asesoría, los servicios que ofrecemos y los recursos disponibles son claves para esta decisión.

La tecnología en las gestorías ha conseguido reducir los costes operativos, además de mejorar la calidad del trabajo de los gestores. Es una pieza fundamental para este tipo de empresas, las cuales no pueden vivir ya sin los softwares de gestión, las aplicaciones, los ordenadores… En esta entrada te contamos cómo optimizan los recursos las nuevas tecnologías en las asesorías.

Cómo se optimizan los recursos gracias a los avances tecnológicos

Son muchas las asesorías o gestorías, también las pequeñas empresas, que disfrutan de imponentes novedades tecnológicas que hace dos décadas eran impensables. Si algo positivo ha traído la crisis del coronavirus, ha sido el impulso de la tecnología en todo tipo de sectores, acelerándose como nunca. Así, no es de extrañar que muchos autónomos se pregunten: «¿cómo impulsar el crecimiento de mi pyme gracias a la tecnología?» Una pregunta que no es baladí teniendo en cuenta que otras organizaciones han optimizado sus recursos y, como decimos, incrementado su negocio.

Un software de gestión, nuestro primer aliado

Si en algo destacan todo tipo de organizaciones, independientemente de su tamaño, es en contar con las mejores herramientas que mejoren tanto el trabajo como la gestión administrativa del día a día. Un software de este tipo es el gran aliado de todo tipo de empresas, puesto que simplifica, y mucho, decenas de tareas. Hasta las impensables. Por ejemplo, la presentación del Impuesto del Valor Añadido (IVA) o la comunicación de incidencias con otros departamentos.

Por supuesto, las gestorías saben perfectamente de lo que estamos hablando: pueden tener una comunicación fluida y detallada con las empresas o profesionales con los que trabajan. Codo con codo. Toda la información del negocio quedará conectada al instante con los empleados que serán capaces de presentar los impuestos, los documentos pertinentes o solucionar problemas que puedan surgir en el día a día.

Aplicaciones para trabajadores por cuenta propia

De igual forma, el uso de una app para autónomos se ha extendido como la pólvora durante los últimos ejercicios. Estas ayudan a guardar (en la nube, por ejemplo) sus facturas o documentos más preciados, que además supondrán un nexo de unión con los gestores. Asimismo, todo estará digitalizado, por lo que desaparecerán las facturas en papel. En este sentido, cabe destacar que la factura electrónica se ha hecho más que un hueco entre estos trabajadores, que ya presentan el 100 % de sus impuestos de manera telemática. Unos beneficios que, a la par, disfrutan también los gestores, puesto que son el último eslabón de la cadena antes de que miles de documentos lleguen al fisco o la Seguridad Social, entre otros organismos.

También te puede interesar: Propuesta Gobierno cuota autónomos, qué nos espera a partir del 2023

El importante papel de la tecnología

Como ya hemos visto, los negocios no escapan a los avances. Es más, no se pueden quedar rezagados en un mundo tan competitivo en materia tecnológica. Una vez que la tecnología se ha impuesto como el mejor medio para optimizar, su aprovechamiento y uso pueden marcar la diferencia entre permanecer y desaparecer. Asimismo, pueden influir en los clientes, por lo que las gestorías deben aportar seguridad, prontitud, soporte y organización. De igual forma, un trabajador por cuenta propia, freelance o pyme necesitará de la tecnología para mejorar su relación con los clientes. Hablamos, entonces, de que toda la cadena necesita de la tecnología: desde la pyme y el profesional hasta las gestorías.

La implantación tecnológica en las gestorías logra tener claridad, información rápida y fluidez en la comunicación con los clientes, que son mayormente pymes o profesionales autónomos. Por ello, es vital que cuenten con un potente software de gestión para gestorías, para que estas puedan optimizar sus recursos y, de paso, que los clientes noten todos los beneficios que disfrutan los gestores.

Seguro que a estas alturas del año, te preguntas «¿cómo puedo planificar el crecimiento de mi pyme en estos tiempos inciertos?». Si no te basta con sobrevivir y esperar a que el temporal pase, este artículo es para ti. Adaptar tu empresa al nuevo escenario y optimizar tu tiempo gracias a la tecnología, como con la gestión de facturas para autónomos y pymes, te ayudarán a conseguirlo.

Realiza un plan de empresa

No es más que un documento donde vas a plasmar por escrito los fines que te marques para el año que viene y las estrategias que hayas pensado implementar. Si no sabes por dónde empezar, te animamos a seguir leyendo.

1. Plasma objetivos claros y realistas

Uno de los mayores problemas a la hora de planificar es el ser poco realista y no concretar tus objetivos. Por ejemplo, si uno de tus objetivos es incrementar tus ventas, debes indicar en tu plan qué porcentaje de aumento persigues. O, si te has propuesto la búsqueda de nuevos clientes, cuántos has decidido que serán suficientes. Piensa que deben ser objetivos mensurables para que, a la hora de evaluar, puedas valorar si lo estás consiguiendo o no.

También te puede interesar: Cómo ajustar nuestras cuentas si somos autónomos de cara al este último trimestre del 2021

2. Diseña las estrategias adecuadas

Tan importante como concretar tus objetivos es diseñar la forma de conseguirlo. Así, si te has propuesto afianzar un determinado número de nuevos clientes, deberías analizar cuál es tu nicho y las características de las personas o empresas a las que te diriges: sus necesidades, cómo las puedes cubrir, etcétera. Pero si tu objetivo es dar el salto a la exportación, te conviene realizar análisis para averiguar cuál es el mercado que más te interesa.

3. Piensa en clave tecnológica

Aunque desde hace años se avisaba sobre la importancia de la digitalización de las pymes y de los autónomos, ha sido la pandemia la que, de forma abrupta, obligó a dar ese paso a los más rezagados. Pensar en clave tecnológica implica que cambies tu mentalidad. Para ello debes llevar este modelo a todos los aspectos de tu vida empresarial y a tu manera de relacionarte, tanto con tus clientes como con tus proveedores y gestores. En ese aspecto se hace obligado contar con una aplicación para autónomos en la que llevar la contabilidad a golpe de clic y con la que olvidarte de recibos y facturas en papel. El software de gestión para gestorías pone en manos de tu contable en tiempo real todos tus pagos y cobros.

4. Presupuesta el coste de tu crecimiento

Planificar cambios sin tener en cuenta las fuentes de financiación no es realista. Sin embargo, debes tener en cuenta que existen subvenciones que puedes solicitar. Existen ayudas para la digitalización de pymes y autónomos que te permitirán incrementar su competitividad; una gran oportunidad para completar la conversión que ya has iniciado. También puedes encontrar ayudas a la exportación o a ese aspecto en el que deseas crecer.

5. Planifica las evaluaciones

Establecer fechas para evaluar lo conseguido te proporcionará la ocasión de valorar si vas por el buen camino o necesitas realizar ajustes. Por otro lado, también ayuda a que te adaptes o diversifiques si las circunstancias han cambiado mucho y era completamente imprevisible. Durante la pandemia, por ejemplo, muchos hoteles aprovecharon el revés para modificar su modelo de negocio y ofrecer propuestas seguras. Las evaluaciones periódicas te permiten analizar la situación y tu gestión al respecto.

Como puedes ver, son varios los pasos que debes implementar para asegurarte de que tu empresa crezca el próximo año. Hay una dirección clara: la digitalización. A partir de ahí, debes diseñar las estrategias que puedes seguir para alcanzar tus objetivos.

El administrador societario es una de las principales figuras que sufrirá cambios en la legislación de cara a 2022. Si eres trabajador por cuenta propia, es importante que conozcas todas las modificaciones que se llevarán a cabo en este colectivo, así como algunos de los mejores tips para administrar el dinero.

Los principales cambios previstos para los administradores societarios en 2022

Las novedades principales para este grupo se centrarán tanto en las cuotas como las condiciones establecidas a nivel legislativo. Los cambios fundamentales que debes conocer son los siguientes:

• El nuevo proyecto de Presupuestos Generales del Estado para 2022 prevé un aumento de las cotizaciones. Las cuotas a la Seguridad Social serán más elevadas, ya que subirán las bases mínima y máxima. El coste de las contingencias profesionales y de formación aumentará entre un 30,3 y un 30,6%.
• La base mínima de cotización pasará de los 944,40 a los 960,60 € el próximo año. En cambio, la máxima aumentará de los 4.070,10 a los 4.139,40 €. Eso sí, como autónomo seguirás teniendo la libertad de escoger la franja más adecuada para ti.
• Este aumento de las bases de cotización supondrá un incremento de las cuotas mensuales de los trabajadores por cuenta propia. Lorenzo Amor, presidente de la Asociación de Trabajadores Autónomos, lo ha cifrado entre los 96 y los 225 € al año.
• En este sentido, los administradores societarios deberían pagar unos 76 € más. Un incremento superior al de los autónomos físicos.

Los autónomos societarios no podrán trabajar y cobrar jubilación al mismo tiempo

Una sentencia del Tribunal Supremo ha establecido que los autónomos societarios no podrán trabajar y cobrar jubilación al mismo tiempo. Sin embargo los autónomos físicos sí podrán seguir haciéndolo, siempre que tengan contratado a un trabajador a tiempo completo. Hasta ahora un trabajador por cuenta propia cobraba solo el 50% de su pensión si no tenía empleados, pero podía percibirla completamente en caso de contar con algún trabajador.

La Seguridad Social ha venido diferenciando a los autónomos físicos de los societarios desde hace tiempo. Hasta el 2020 no les reconoció la Tarifa Plana, por ejemplo, y también hizo diferencias con el acceso al Ingreso Mínimo Vital. Estos aspectos, entre otros, han provocado que las principales organizaciones que representan a los trabajadores por cuenta propia hayan mostrado su rechazo.

También te puede interesar: Autónomos y pensiones: ¿qué cantidades debemos esperar?

¿Cuáles son las razones que ha llevado al Tribunal Supremo a este fallo?

El fallo del Tribunal impedirá que los autónomos societarios puedan compatibilizar su negocio con su pensión. Esta sentencia crea jurisprudencia y, por ende, evitará nuevas casaciones por este motivo. Pero, ¿cuáles han sido las razones que han llevado a este veredicto?

La fundamental es que la responsabilidad patrimonial de un autónomo físico y uno societario es completamente distinta. Las personas físicas tienen plena responsabilidad sobre sus deudas, incluyendo los salarios a sus trabajadores o las cotizaciones a la Seguridad Social. Sin embargo, los societarios tienen responsabilidad limitada dependiendo de su capital social. Esto incluye también el contrato de cualquier otro trabajador. En este sentido, la seguridad jurídica que ofrece es menor que la de un autónomo físico.

La mejor forma de simplificar tu contabilidad

Si estos cambios te suponen algún problema, recuerda que contar con una app para autónomos te permitirá simplificar todo tu trabajo de gestión documental. No tendrás que acumular facturas, sino que siempre llevarás tu contabilidad en el bolsillo. Con este software de gestión para gestorías te será muy sencillo presentar a tiempo todos los modelos a la Agencia Tributaria.

Como ves, las modificaciones previstas para los trabajadores por cuenta propia en 2022 te obligarán a adaptarte este próximo curso. El aumento de las cuotas, así como este nuevo contexto en el que no puedes percibir una pensión por jubilación y trabajar al mismo tiempo, son las principales novedades.

Entrevistas ‘De Gestor a Gestor’

Cuando hablamos de A3 Asesor Wolters Kluwer España lo estamos haciendo de un ERP (siglas de ‘Enterprise Resource Planning’ o ‘Planificación de Recursos Empresariales’). A3Asesor es el software para Despachos Profesionales que permite optimizar todas las áreas de tu asesoría.

En esta entrevista nos hemos centrado específicamente en el Módulo de Contabilidad, A3Eco, que Controla la fiscalidad, contabilidad, gestión de activos fijos, tesorería y análisis de negocio de los clientes de asesorías fiscales.

Los procesos automatizados, la adaptabilidad a todo tipo de casos, la escalabilidad y el estar preparado para el nuevo sistema de gestión del IVA en la nube, hacen de A3 Asesor una de las aplicaciones contables más importantes a día de hoy.

Uno de los asesores que utiliza A3 en su gestoría, Germán Fernández de Ferrei Asesores, nos cuenta por qué se ha decidido hace años por este software.

German Fernández lleva 23 años dirigiendo su asesoría Ferrei Asesores de Empresas SL y según nos indica, utiliza A3 desde el año 2015.

Ante nuestra pregunta sobre la adaptabilidad de A3 para cualquier escala de empresa, nos indica que “con la aplicación de contabilidad (ECO) integrada en A3 Asesor, podemos llevar la contabilidad tanto de autónomos con una carga de trabajo relativamente pequeña, hasta las consideradas Grandes Empresas. ECO cumple los requisitos que, combinados con el resto de aplicaciones integradas en A3 Asesor, nos permiten dar un asesoramiento global a nuestros clientes”

Con respecto a las fortalezas de A3 frente a otros softwares de contabilidad conocidos, Germán destaca: “Rapidez, Fiabilidad e Intuitivo”

Finalmente, le preguntamos Por qué recomendaría A3 como software para gestorías y nos indica que:

«Fundamentalmente por las tres razones anteriores, que para el trabajo de la Asesoría consideramos muy importantes. Esto, unido a la integración que tiene con el resto de aplicaciones de A3 – sobre todo NOM y SOC -, hace que todos los departamentos del despacho puedan estar integrados bajo la misma solución informática, tema que creemos muy importantes para las Asesorías”

Ante la amplia oferta de softwares para gestorías, es importante analizar las necesidades puntuales para cada despacho antes de decidirse. El tipo de cliente que tiene la asesoría, los servicios que ofrecemos y los recursos disponibles son claves para esta decisión.

Es un paso importante ya que es probable que ‘convivamos’ con dicho software durante muchos años.

Las facturas para la AEAT son extraordinariamente importantes. La razón se encuentra en que son los documentos que permiten conocer con detalle cuáles son los ingresos de un determinado autónomo o negocio. Así, es precisamente a través de ellos que puedes calcular qué impuestos le corresponde abonar a cada contribuyente. Por este mismo motivo, si tú eres autónomo, deberías conocer ciertos puntos clave al respecto.

¿Debe un autónomo guardar facturas?

La Agencia Tributaria es la que establece las normas a las cuales todo trabajador por cuenta ajena debe atender para estar completamente seguro de que su actividad se encuentra dentro de los límites de la legalidad.

Pues bien, uno de los puntos que con más cuidado ha regulado la AEAT es, precisamente, el referente al ámbito de las facturas y su archivo.

Tal y como te hemos comentado más arriba, las facturas son aquellos documentos oficiales, expedidos por un autónomo, que ponen frente a la agencia tributaria toda la información importante relativa a los ingresos obtenidos por un determinado individuo.

Es justo así como la Agencia Tributaria puede calcular la cantidad de dinero que cada individuo debe introducir en las arcas públicas como cumplimiento de las leyes tributarias.

Pues bien, respondiendo de manera directa a la pregunta planteada en el título de este apartado: sí, los autónomos deben guardar debidamente las facturas. Y no solo eso: en realidad, deben almacenar los siguientes documentos:

• Las facturas que hayan recibido.
• Las copias de las facturas que se hayan expedido.
• Los justificantes contables que sirvan para determinar quién es el sujeto pasivo cuando no esté asentado en la comunidad.
• Todo documento que acredite el pago del impuesto establecido para la Importación.
• Los documentos que justifiquen el reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca.

¿Durante cuánto tiempo?

Ahora bien, como resulta obvio, es imposible exigir un almacenamiento indefinido. Por ese motivo, la ley establece que el plazo máximo por el que deberás guardar todo documento similar a los ya mencionados es el que la ley imponga como prescripción a los delitos tributarios.

En la actualidad, tal plazo de prescripción es de 5 años. Por ese motivo, de forma resumida, podemos decir que las facturas deberán guardarse durante los 5 ejercicios posteriores al momento en el que fueron creadas. En caso contrario, podrán tener lugar graves sanciones debidas al incumplimiento de la normativa tributaria establecida para estos casos particulares.

También te puede interesar: Gestión de facturas para autónomos y pymes: cómo ahorrar tiempo en su gestión

¿Cuál es la legislación aplicable a este caso particular?

Tal y como venimos diciendo, toda la información aquí contenida ha sido cuidadosamente extraída de la legislación aprobada en el parlamento. En este sentido, con tal de que cuentes con la máxima información al respecto, podemos nombrarte aquella parte del corpus jurídico que regula todo lo dicho hasta este punto:

• Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria: Es el texto que impone la obligatoriedad de todo autónomo de expedir las facturas correspondientes siempre que la ley obligue a ello, así como de exigir todos los documentos a terceros que sean de utilidad para determinar las obligaciones tributarias.
• Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido: Es la ley que impone la necesidad de guardarlos durante el tiempo previo a su prescripción.

En conclusión, ya se puede decir que conoces con detalle todo lo relativo a la obligatoriedad de almacenar y archivar facturas por parte de los autónomos de cara a la Agencia Tributaria. En tu mano queda cumplir convenientemente con todo lo dicho. En todo caso, has de tener en cuenta que existen software de gestión para gestorías, que te permiten utilizar la tecnología para administrar todo lo relativo a ser autónomo.

Si eres un autónomo o empresario, sabes la importancia que tiene para el crecimiento de tu negocio las importaciones y exportaciones. Al realizar operaciones comerciales con personas o empresas de otros países, es posible que te genere dudas contabilizar facturas internacionales e intracomunitarias.

Importaciones, exportaciones y operaciones intracomunitarias

Distinguimos entre importaciones y exportaciones y operaciones intracomunitarias. Las importaciones se producen cuando entra en España un bien procedente de un país ajeno a la UE y, por tanto, fuera del sistema común del IVA. Por su parte, se contabilizan como exportaciones los productos que vendes a países fuera de la Unión Europea.

Los casos de las islas Canarias, Ceuta y Melilla

Aunque tanto las islas Canarias como Ceuta y Melilla son territorios intracomunitarios, están fuera del sistema común del IVA. En Canarias, tienen el IGIC y en Ceuta y Melilla el IPSI. Las operaciones con ellos contabilizan como importaciones y exportaciones.

También te puede interesar: Cómo elegir un software de gestión para gestorías en tu empresa

Contabilizar las operaciones intracomunitarias

En los asientos contables, figuran como si la operación la hubieras realizado con un comprador o proveedor español, ya que no contabilizan como importaciones ni exportaciones. Es en el tratamiento del IVA donde vas a encontrar algunas variables.

¿Cómo contabilizar tus ventas comunitarias?

Partimos de la base de que te has inscrito en el registro de operaciones intracomunitarias (ROI). Debes distinguir dos situaciones:

1. Vendes tus productos a un cliente comunitario también inscrito en el registro correspondiente de su país. En este caso, la operación está exenta de IVA y no debes incluirlo en la factura ni en tus libros.
2. Vendes tus productos a un particular o a un cliente comunitario no inscrito. En este caso, el IVA se tributa en el país de origen. Por tanto, tienes que incluir en la factura el porcentaje vigente en España para ese producto. También lo reflejas en tus asientos como IVA repercutido y en el modelo 303 de liquidación del impuesto.

¿Cómo contabilizar tus compras comunitarias?

También aquí tenemos dos situaciones probables:

1. Tanto tu proveedor como tú estáis inscritos. En este caso, en la factura no viene el IVA. Sin embargo, solo a título informativo, debes realizar su cálculo y una serie de anotaciones contables. Lo reflejas de forma neutra en ambos lados del asiento y en el modelo 303, debes señalarlo en el IVA devengado y en el IVA repercutido.
2. Tu proveedor no está inscrito. En la factura debe venir el IVA. Lo tienes que pagar y contabilizarlo como un IVA soportado más. Para recuperarlo, debes recurrir al modelo 360.

Al ser tantos los detalles resulta importante realizar la contabilidad día a día siendo autónomo o pyme, una buena forma de hacerlo es mediante una aplicación para autónomos.

Contabilizar operaciones extracomunitarias

Para importaciones y exportaciones, juegan un importante papel, además de tu factura o la del proveedor, el DUA o documento único aduanero y la factura del agente de aduanas o transitario, en el caso de las importaciones.

¿Cómo contabilizar las exportaciones?

En el haber, debes poner la cuenta de Venta de mercaderías (país extranjero) y en el debe, la cuenta de Cliente extranjero.

La factura que emitas suele estar exenta de IVA. Para ello, debe cumplir cuatro requisitos:

1. Debe tratarse de bienes y no de servicios.
2. Tiene que producirse un transporte fuera de la UE.
3. Disponer del DUA.
4. Figurar como exportador en el DUA.

Es una exención plena de IVA, por lo que puedes recuperar el IVA de los gastos que a ti te ha ocasionado la adquisición de ese bien y debes informar de esa exportación en la casilla 60 del modelo 303.

¿Cómo contabilizar las importaciones?

Un primer asiento es, por un lado, Importaciones y por el otro, Proveedores extranjeros y a la cuenta 5550 por el valor del IVA DUA, con la fecha que tenga el DUA. El segundo es por la factura del agente aduanero que va a la cuenta de Operaciones interiores.

Los modelos que deben reflejarlo son el 330, el 340 informativo y el 390 anual.

Hoy en día, hay una amplia variedad de software de gestión para gestorías que simplifica el trabajo. Esta herramienta se ha convertido en imprescindible para este sector profesional. No obstante, dependiendo del volumen de trabajo se debería contratar un programa u otro.

Hay ciertos factores que se deben tener en cuenta como el tipo de programa que usan los clientes por la compatibilidad de información, así como la especialización del despacho profesional.

Consideraciones para elegir un software para gestión

Las soluciones informáticas, así como las nuevas tecnologías, han propiciado el uso de programas que agilicen el trabajo. ¿Qué tipo de consideraciones se deben valorar a la hora de seleccionar un software nuevo?

La licencia

A la hora de elegir un software hay que tener en cuenta el tipo de licencia, ya que unas son más flexibles que otras. Hay opciones para todos los presupuestos, pero acceder a una tarifa mensual sin restricción en sus funciones, es lo más adecuado.

Como bien sabemos, hay organizaciones más grandes que otras y las necesidades varían. Por este motivo, lo mejor es buscar una alternativa flexible y pagar una cuota que cubra dicha demanda.

El soporte

Es necesario conocer todas las características del soporte porque la calidad y la atención en el servicio son dos aspectos cruciales. Por otro lado, en el caso de problemas es recomendable saber qué ofrece el proveedor.

La implementación

También habrá que hacer una evaluación sobre los costes asociados a la puesta en marcha de un software. Aspectos relacionados con la organización, tales como la instalación, la configuración o la consultoría, así como todo lo relativo con los servidores y licencias.

Los aspectos legales

Independientemente del software que se busque, la información almacenada pertenece a la organización; por esta razón, habrá que almacenarla adecuadamente para tener acceso a ella. Obviamente, no deja de ser un activo de gran importancia sujeta a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

También te puede interesar: El autónomo y sus cuotas mensuales: cómo tenerlas controladas

Tipos de software

Es momento de conocer los dos tipos de software de gestión que se pueden implementar para un trabajo eficaz.

Software en la nube

Muchas gestorías optan por un programa informático que trabaje en la nube con acceso a través de internet desde cualquier dispositivo. Esto evita que cada área tenga que usar fichas de empresas diferentes.

Instalación local

Por otro lado, están los usuarios que siguen apostando por la instalación local: solo deberán descargar el programa e instalarlo. Algunos proveedores ofrecen una solución en la que el trabajo se puede desarrollar desde el equipo de la oficina, pero el acceso a la comunicación se hace vía online.

Soluciones verticales

En este caso, nos referimos a un programa para un sector específico. Contará con diferentes módulos especializados según las distintas necesidades de cada cliente.

Soluciones horizontales

Por otro lado, tenemos un programa que es genérico y que puede ser utilizado por cualquier sector. Por ejemplo, hay programas para facturación que también incluyen el módulo para gestorías o asesorías.

Programas para gestorías

Tal como hemos indicado, hay una amplia variedad de programas que se deben evaluar previamente.

• a3ASESOR software de gestión para asesorías, despachos profesionales, pymes y departamentos de RRHH.
• Sage Despachos Connected es una prestigiosa multinacional británica que cubre todas las áreas habituales e incluye módulos como el CRM.
• Sudespacho es una buena alternativa para las empresas que buscan un software online.

En definitiva, usar una app para autónomos es muy recomendable por el número de beneficios que ofrece en cuanto a eficacia y rapidez se refiere.

La implementación de ERP para gestorías es algo cada vez más habitual en el sector. El término se refiere a una modalidad de planificación de los recursos empresariales (en inglés: enterprise resource planning) que, en el caso concreto de las gestorías, consiste básicamente en la aplicación de herramientas de software a sus actividades de asesoramiento, con el fin de realizar una gestión más efectiva de la información y optimizar los procesos. ¿Quieres saber en qué se basa?

Características del software para gestorías

Una factura proforma es un documento que carece de validez legal o contable, pero que resulta muy útil para las relaciones comerciales. La emite, por lo general, el proveedor y, en ella, se incluyen todos los datos que aparecerán en la factura definitiva con el fin de que el cliente disponga de la información necesaria para llevar a cabo la operación comercial con toda seguridad.

Características

• No es un presupuesto: la finalidad de un presupuesto es detallar al cliente el coste de unos determinados productos y servicios. Este modelo de factura, además de esa información, contiene otras que también son relevantes para el proceso de venta, como por ejemplo los datos del comprador y el vendedor, los números de cuenta, las formas de pago, etc.
• Debe llevar un encabezado identificativo que especifique que no se trata de una factura ordinaria y deje constancia de la fecha exacta en la que se llevará a cabo la transacción.
• Contiene los datos fiscales tanto del comprador como del vendedor: incluyendo la razón social, el domicilio y la acreditación fiscal de ambos.
• Describe la operación que se va a realizar, así como el producto adquirido, la cantidad y el precio fijado para su venta.
• Detalla las condiciones de entrega: especificando si será única o se llevará a cabo de forma gradual, el lugar donde será entregada la mercancía, y si intervienen cuotas arancelarias; informaciones todas ellas de vital importancia cuando se trata de una operación de comercio exterior.
• Informa de los impuestos que se aplicarán a la transacción.
• No se incluye en la contabilidad de la empresa, ni es un documento válido (como justificante de ingresos o de gastos) de cara a Hacienda.
• No justifica la realización de la operación de venta.
• No implica obligación de pago.

También te puede interesar: Complemento de maternidad, IMV y enfermedad profesional para autónomos

Casos más comunes de uso

• Este tipo de factura, que podríamos considerar un borrador de la definitiva, se suele utilizar a la hora de ir a solicitar financiación o algún tipo de subvención, ya que, aunque no tiene validez legal ni fiscal, sí acredita el comienzo de una actividad comercial. Por lo tanto, hace las veces de justificante de la inversión que se pretende realizar. Por ejemplo, si se necesita pedir un préstamo a un banco, este documento puede acreditar a qué se va a destinar el dinero solicitado.
• Asimismo, sirve para elevar a la categoría de acuerdo comercial un presupuesto ya acordado, proporcionando a ambas partes una mayor garantía y una mayor confianza en que las condiciones del acuerdo se mantendrán tal y como fueron establecidas; o, dicho de otra manera, suponen una mayor probabilidad de que el acuerdo se cierre.
• El ámbito en el que se emplean con más frecuencia es el comercio internacional, pues son muy efectivas para obtener licencias de importación y facilitar así el paso del producto por aduanas. Además, ayudan a que queden claramente especificados los costes asociados a los desplazamientos.
• Su uso es habitual en los envíos de ofertas comerciales entre proveedores y clientes.
• También se utilizan con frecuencia para la acreditación de operaciones que todavía no se han realizado. Por ejemplo, si está pendiente la entrega de la mercancía y el cobro de la misma.
• Finalmente, disminuyen el margen de error, asegurando que la factura definitiva será correcta y no contendrá datos erróneos.

Como conclusión, se puede afirmar que estas facturas (aunque, conviene insistir en ello, no tienen validez fiscal ni legal) agilizan la relación entre proveedores y clientes, proporcionan seguridad, ayudan a crear un clima de confianza y, en definitiva, facilitan las transacciones comerciales, por lo que pueden ser un instrumento muy útil para la operativa diaria de cualquier empresa e allí la importancia de gestionar las facturas eficientemente.